费用分析怎么做？如何解决财务数据分散、多表分析难问题？

一、费用分析在分析什么？用BI分析比Excel好在哪？

费用分析主要针对企业预算与实际费用数据的对比和趋势进行分析，以帮助企业及时监控经营状况。

 

在以往，使用Excel进行费用分析通常涉及到三个痛点：数据分散、多表关联计算分析慢、报告信息价值低：

1. 数据分散： 预算数据存储在Excel表中，而财务实际数据存储在财务系统中。每月底进行费用分析时，需要反复导出财务系统中的结果数据，然后与Excel中的预算数据进行关联分析。
2. 多表关联计算分析慢： 费用分析所需的字段通常散布在多张表中，需要花费大量时间整合和处理这些表格数据，同时在合并后需要进行正确性的校验。
3. 报告信息价值低： Excel报告通常以邮件形式发送给领导，但领导只能看到静态的结果数据，难以进行多维度联动查看和分析数据，无法定位具体原因，导致沟通和管理成本增加。

 

而BI工具能够轻松解决这三个问题，具体体现在以下几个方面：

• 数据获取更便捷： BI工具能够轻松连接多个数据源，使数据获取更加便捷。
• 多表分析更自由： BI工具支持对多表进行自由的关联和计算分析，提高了分析效率。
• 多维度数据联动更灵活： BI工具可以创建动态数据看板，使数据以多维度联动的方式展现，提升了信息的实时性和价值。

 

以费用分析为例，本文将通过梳理分析思路和工具实操演示，展示如何使用BI工具实现“一张动态BI数据看板”替代“数十张Excel工作表”，从而解决数据分散和多表分析的难题。

 

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二、如何用BI做好费用数据分析？

利用BI实现高质量的费用数据分析，我们可采取以下三个主要步骤：

 

首先，第一步是构建整体框架，仔细规划出在BI看板上将呈现的分析模块和关键指标。

通过这个步骤，我们能够清晰地定义分析的范围，明确要关注的核心方面，从而为后续的数据处理和可视化工作提供清晰的方向。

 

其次，第二步是在明确定义的指标基础上进行数据预处理和动态分析。

这一步骤至关重要，涵盖了数据清洗、整合和对比等关键任务。通过有效的预处理，我们能够确保数据的准确性和一致性，为后续的分析提供可靠的基础。动态分析的重点在于深入挖掘数据，寻找趋势、异常或关联，为决策提供更深层次的洞察。

 

最后，第三步是将经过处理的数据进行可视化，即制作组件和BI看板。

通过选择合适的图表类型、布局和配色方案，我们能够以更直观、易懂的方式呈现费用数据的复杂信息。这有助于决策者迅速把握关键见解，促使更有针对性的决策制定。

 

接下来，我们便逐一来看看该如何实施这些步骤：

 

第一步：规划分析模块及指标

以本次费用分析看板为例，我们可分为以下3个模块，提前规划好要展示哪些指标、指标数据从哪来、用哪些图表类型展示数据。

 

 

第二步：根据确定的指标对数据进行预处理&动态分析

①将预先准备好的Excel数据表（费用明细表&预算表）导入至FineBI。

需要说明，若企业内有BI系统，则可直接在企业公共数据集中取数，无需导入Excel表，这就解决上述第一件麻烦事，即数据分散，因为BI可与财务系统打通，直接从系统中取数，无需财务重复导数。

此外，BI引擎支持上亿级大数据量分析，95%的全场景编辑操作能在3s内响应结果，因此在遇到例如需要对往年费用数据进行对比分析时，在数据性能方面远胜Excel。

 

②再将两张数据表进行关联、分析。

这一步是很多财务人最讨厌的一步，因为分析所要字段往往分散在多张表中。

但在BI中，我们不用再烦恼这个问题，因为利用BI的主题模型功能，能够快速在模型视图中，建立起表与表之间的关联关系。财务可以直接拖拽来自不同表的跨表字段进行计算、分析，实现仅在分析时根据维度自动进行必要的合并、聚合计算，远离过多的大宽表。

 

建立模型关系后支持直接选择来自不同表的字段

 

而这就解决上述说的第二件麻烦事，即多表关联分析慢。

 

③接着对表格数据进行编辑处理。

在对两张数据表格进行关联后，我们就可以开始对表格数据进行编辑处理。

在BI工具内，与Excel类似，数据编辑功能栏位于表格上方。表格左方为表格切换区域，相当于Excel的sheet工作表。而表格右方，则为历史操作步骤记录区域，可清楚记录你在这张表格中操作的每一个步骤，方便检查、修改已做过的分析。

例如，我们在开头就确定了要有关于固定及变动费用的趋势变化分析，因此我们在编辑处理数据时，就需要在表格内有费用类型字段，区分哪些是固定费用，哪些是变动费用。

想要实现这个效果，我们就可利用BI的新增赋值列功能，在不影响原字段的条件下，对数据进行分组赋值。

 

第三步数据可视化——即制作组件及看板

在对数据进行处理、分析后，我们就可以开始将数据可视化，即制作组件及看板。

在做费用分析看板时，往往我们会想从多个角度来分析、展示数据，给到看板查看者更多“有用信息”。

举个例子，在我们发现本月销售费用超出原有预算时，我们就会去拆解问题，即销售费用超出预算多少？和往年费用相比是变高还是变低？是哪些部门超了，超多少，和往年的数值相比是高还是低？又例如，我们会针对各个部门的费用数据去分析，例如本月销售部门在各个模块的费用数据如何，与往年数据对比情况如何等。

以往在Excel中，我们需要制作多张sheet表去拆解分析。

但在FineBI中，我们可以让查看者在同一张看板中，完成多维度的联动分析。

按费用类型分析：

按部门费用分析：

仅用三个数据组件，就能满足各部门同事/领导的数据查看需求。

此后只需将看板设置好查看权限，放置在企业BI平台内，就能给不同部门的同事透明数据及问题，极大节省了信息透明的沟通成本。而这就解决上述说的第三件麻烦事，即报告信息价值低。

 

三、结语

在本文中，我们详细探讨了在财务费用数据分析方面，为何使用BI工具相较于Excel更为优越。具体而言，我们指出BI工具在数据获取、多表分析、数据看板搭建以及多维度数据联动方面具有显著的优势。

通过这一全面的讨论，我们旨在帮助读者更好地理解BI工具在财务费用分析中的应用，从而为企业决策提供更为准确、深入的洞察。