项目会议如何开

一、项目会议的基本概述

什么是会议？

会是指聚会、见面、集会；议是指讨论、商议。

会议是指人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流、制定行动计划的活动。

什么是会议管理？

会议管理即会议组织者及参与者，在成熟、有效的管理模式下不断实践，提升会议的有效性。包括会议的目标、议题、议程、决议、责任跟进、奖惩落实等多个要素的综合管理与推进，是管理者时间管理的重要组成部分，是提升领导力与执行力的必要技能。

为什么要开会？

1、开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

2、传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

3、监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度;同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

4、达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历明确问题、拆分问题、提出方案、总结问题，最终实现协议的产生和问题的解决。

5、资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

6、开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

7、激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

8、巩固领导地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

会议的种类有哪些？

会议分类方式有很多，比如按照开会方式可以分为面对面会议、电话会议、视频会议等；按照开会目的可以分为共识型会议、传达型会议、讨论型会议等。

与项目相关的会议一般有以下8种类型：

1、项目启动会

项目启动会在启动阶段结束时召开，主要是发布项目章程，任命项目经理，赋予项目经理动用组织资源的权利。

2、项目Kick-off会议也叫开踢会议

Kick-off会议在规划阶段结束召开，这个会议的目的是正式批准各类项目计划，并且与相关方达成共识，落实具体的项目工作，为项目进入执行阶段做准备。

3、焦点小组会议

焦点小组会议是把预先选定的相关方和主题专家（SME）集中在一起，了解他们对所提议产品、服务或成果的期望和态度。由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论。焦点小组会议往往比“一对一的访谈更热烈。

4、引导式研讨会

引导式研讨会是通过邀请主要的跨职能相关方一起参加会议，引导式研讨会对产品需求进行集中讨论与定义。研讨会是快速定义跨职能需求和协调干系人差异的重要技术。由于群体互动的特点，被有效引导的研讨会有助于建立信任、促进关系、改善沟通，从而有利于参加者达成一致意见。

PS：焦点小组会议和引导式研讨会的区别在于，参加引导式研讨会的成员一般具有跨职能的特点，而焦点小组通常是在项目团队所在的职能部门内进行。

5、规划会议与分析

规划会议与分析是风险管理过程召开的第一个会议，也是规划风险管理唯一的一个工具与技术。PMBOK对这个会议是这样描述：项目团队需要举行规划会议，来制定风险管理计划。参会者可包括项目经理、相关项目团队成员和干系人、组织中负责管理风险规划和应对活动的人员，以及其他相关人员。

6、状态审查/汇报会

状态审查会是一个全面评估的会议。具体内容包括但不限于：项目的详细计划、项目绩效的控制程序和方法、项目进行过程中面临的风险和不确定性的判别和控制、项目小组的人员的安排、项目小组内部交流和沟通界面的形成、项目进行过程中报告制度安排、客户关系、分包和承包者关系、与其他机构的关系、会计与核算的方式内容和结果、项目进行过程中其他没有言明但重要的事项。

7、投标人/采购定点会议

投标人会议是在投标书或建议书提交之前，在买房和所有潜在卖方之间召开的会议。目的是保证所有潜在卖方对采购需求由清晰和统一的认识。

通常情况下，每家企业的对于该会议的安排不同，有些企业是由项目经理组织和安排，而更多的企业应该是由专门的采购部门牵头和组织。

8、项目经验总结会

任何项目收尾都要总结经验教训，更新组织过程资产，供以后项目参考。

除了以上8种会议之外，还有节点评审会、CCB评审会、高层协调会等会议。

会议过程中常见的问题有哪些？

总体来说会议中存在的问题可以总结为：参而不议、议而不决、决而不行、行而无果。

常见的问题有以下几种：

• 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。
• 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。
• 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。
• 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。
• 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。
• 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
• 地点选择不合适，比如设在领导办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

二、如何做好会前的准备工作

对一次会议来说，成功的会议其实在正式宣布开始之前就开始了，一个会议成功与否，会前的准备可以起到决定性的作用，本文将谈谈如何做好会前的准备工作。

什么情况下要开会？

决定会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性，这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用是把那些根本不符合发生条件的会议提前pass掉，从而为会议的组织把好第一关。一般来讲，以下几种情况最好是召开会议。

1、必须把信息同时传递给很多人的事项最好开会。

以每日站会和晨会夕会为例，作用很简单就是要对目标有统一认识，同时传递项目关键信息给小组成员。这类会议的召开是有必要的，尤其是在紧急情况下的信息共享，传递效率高，可以消除沟通误差。

2、需要相关方共同参与决策的事情最好开会。

干过项目经理的应该知道，很多决议是要通过会议的形式形成，有正式的纪要发出和跟踪。如果单独找相关方进行决策，最后又斗不到一起去，会死的很惨。上文有介绍过焦点小组会议和引导式研讨会，他们的目的都是为了在一定范围内达成共识。

3、汇报类的工作最好开会。

不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，使公司内部缺乏沟通。因此，项目经理要定期组织召开正式的项目汇报会议，听取各部门/模块的工作汇报，使各种信息在项目和公司内高效流通。

4、表扬和批评最好开会。

采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在正式会议上当众表扬项目成员可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争。当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒项目成员，避免同类事情再度发生。

5、当项目经理给某小组或部门成员分配任务时最好开会。

最好不要采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。

会议准备的5W1H

只有认识到会议准备工作的重要性，才能组织一个成功的会议。

一般来说，会议的准备如果做的好，可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式，通过充分的会议准备和通知，告知参会者会议的目的，以及会议对参会者的要求和需求等。

良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，保障会议召开质量。首先要明确会议的5W1H，即：

• Why：为什么开会，也就是会议的目的是什么？
• What：开什么会，就是会议讨论的主题是什么？
• Who：有哪些人参加？
• When：什么时候开会以及会议时长？
• Where：会议地点在哪，线上还是线下？
• How：怎么保障会议能够成功召开，即会议的规章制度有哪些？比如提前10分钟到会，不准看手机等等。

会议准备check list

会议的准备工作涉及到方方面面，在网上找到了个check list供参考，包含20项内容，看上去比较繁琐，但是可以说面面俱到了，在你准备会议比较慌张的时候可以看看这张list。

• 1.了解会议的目的
• 2.是否一定要开会
• 3.确定会议的形式
• 4.安排会议的议程
• 5.决定会议的时间
• 6.确定会议的主持人
• 7.决定会议的地点
• 8.研究会场如何布置
• 9.确定出席人数
• 10.安排出席者座位
• 11.是否准备会议名签
• 12.是否安排交通工具
• 13.是否安排与会者住宿
• 14.是否发出了会议通知
• 15.确定视听教材
• 16.确定辅助教材
• 17.准备会场周边位置图
• 18.是否要求与会者准备资料
• 19.确定自己人的相关资料
• 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知

会场的选择与布置

别忽视了这个因素，恰当的会场与布置和为会议组织提供合适的环境和感受，有事半功倍的效果，一般会场的布局有以下5种。

**1、剧院式的布置。**这个类型适合于例会和大型代表会等不需要书写和记录的会议，像开学典礼、毕业典礼、大型宣讲会等会议。

2、课堂式适合用于专业学术机构举办的、具有培训性质的会议。比如我们之前参加的项标委和基金会联合举办的高级项目管理专业人员培训班。

3、鸡尾酒式可自由走动交流布置比较灵活，没有一个固定的模式，取食后可自由走动交流，这种在庆功会上使用的会比较多。

4、宴会式一般用于中餐宴会和培训会议，尤其是线下培训类型的会议，经常会将参训人员分成几个小组，既能够有效破冰，还能够激励学员互动，效果不错。

5、U形或董事会型布置，一般适合小型的、讨论型的会议。 这种会场形式应该是项目经理日常工作中最常接触和使用的，大多数企业日常的会议室布局都是类似U形结构。

当然了，这种布局的会场要注重会议礼仪，尤其是坐席的安排，在有领导在场的情况下要注意。比如领导位置靠里侧（远离门口）中心位置、以左or右为尊等原则（“以右为尊”是普遍适用的次序原则。但是在中国，大多是“以左为尊”。一般国企内部的大型会议，遵守“左为上”的原则；其他商务、社交、涉外活动一般遵循“以右为尊”的国际惯例）

会议通知的发送

按道理来说，组织任何会议都应该提前向参会人员发送会议通知，只是不同会议类型会议通知的形式不同。

比如一些行业峰会或者培训由会议需要主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，或者向有关单位或嘉宾发的邀请函件。

而项目经理参与的会议大多数是项目内外部的会议，多数通过邮件、OA或者日历的形式发送。

项目相关的会议通知一般应由会议主题、会议时间、参会人员、会议地点、会议议程以及与会要求等6项内容组成。下发会议通知时，应保证提前、及时送达，对于特别的相关方需要电话或者信息提醒。

做到以上就意味着做好会议的所有准备了吗？

并不是！

以上只是会议准备的常规注意事项，说实话形式大于实际，不管是啥会最好的情况是要提前将会议的目的在会前达成，会议还没开就已经结束（有结果）了，尤其是在国企，必须要这样准备会议才有意义。

之前我一直有说，在咱们的国情下，是**大会定小事，小会定大事。**多人参加的会议，适合汇报和交流，不适合做决策。

涉及到需要决策和决议的会议，必须要提前与相关决策者进行充分的沟通并取得认同，或者小范围讨论后，再到会上讨论形成决议，其实开会就是走个形式。

三、会中管理

有了扎实的会议准备工作，会议就基本成功了一半。当然，会议过程中也有一些需要关注的点和问题，第三篇我们来聊聊会中管理。

会议过程中常见的问题？

• 没有严格按照会议的议程进行；
• 未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束；
• 气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言;或领导者一言堂没有发掘出全体与会人员的智慧；
• 与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象；
• 未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象；
• 议而不决，没有形成有效的决策。

会议过程中应该怎么做？

• 确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行；
• 严格把控会议时间和进度，避免会议的拖沓和冗长，并要按时结束；
• 营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策；
• 保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，并保护与会人员不受人身攻击；
• 控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，如发现跑题，应立即予以制止；
• 对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论。

可能有小伙伴要说了，你说的都对但没用啊，谁都知道这么做，但问题是没有办法这么做，好像什么都说了，但又好像什么都没说。

是的，所以对项目经理来说，我觉得会议过程中要抓住两个重点，第一怎么促成决策，第二如何处理突发事件。

怎么促成会议决策？

首先，项目上的决策一般会有个叫项目管理委员会这么个东西来做，当然可能不叫这么名字，但是会有个组织或者个人对项目的成功负责。

换个说法就是，由项目管理委员会代表各项目的高级管理层指导项目方向，在关键节点上做出决策，对项目进行总体控制，而把项目的日常管理委托给项目经理。

项目管理委员会根据企业和组织的环境不同，一般有几种决策方式。

1、少数服从多数

少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用于当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。

但是投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。这种决策方式的优点是容易操作、决策效率高，但缺点是团队内未达成共识，可能会影响后续决策执行。

2、权威决策

权威决策也就是我们平时所说的一言堂，出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适宜使用于当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。

当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时不宜使用。优点是突出领导权威性、容易形成创新性决策，缺点是决策容易引起较大争议，并且容易出现决策失误，增加组织成本。

3、共识决策

共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。

但是如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧共识决策就难以形成。它的优点是这种决策方式最具代表性、团队内部充分共识、后续执行效率高，缺点是决策周期长，而且如果出现意见无法达成一致的情况便无法解决

4、定义权重决策

定义权重决策是在各决策成员之间定义好权重，比如总经理一票20分，副总10分，其他成员5分，以公开投票的方式进行决策。这种方法提供了一种介于一言堂和共识决策之间的决策方式，坦白来说国内使用这种方式的组织应该不会太多。

优点是决策效率高、不易产生争论、冲突，缺点是团队内未达成共识,影响后续决策执行，团队内缺乏充分沟通。

对自己所属的组织是哪种决策方式有了清晰的认识，才能在会议中促成既定决议的达成，知其然知其所以然。

如何处理非预期事件？

说是非预期事件，其实指的就是既定内容之外的事情，也就是说不想发生的事情发生了，该怎么处理。一般来讲，会议过程中有以下几种突发事件。

1、蝉事件
① 发言人开始讲故事，或者说与讨论主题无关的事情；
② 讲了很久很久的铺垫才进入主题；
③ 讲的太模糊，模棱两可，没有具体的案例；
④ 没有听或者不听别人的观点，以自我为中心。

应对：
① 可用语言或者非语言暗示；
语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言时间。
更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，或者敲桌子。
② 事先提醒关于会议的程序和时间限制，在会议过程中也可以反复强调；
③ 用总结的方式结束，有的时候需要稍微抢点话，把发言人的意见总结一下，以这种方式结束发言。

2、鲨鱼事件
① 有攻击别人的倾向；
② 总是给予消极或者否定的意见。

应对：
① 非语言性打断，同上面第1点；
② 重申会议规范，同上面第2点；
③ 反问法，通过反问对方的想法和问题，如果对方答复你的问题后，主控权就被你夺回，不要忘了，赶快引导到主题诉求上来。

3、驴事件
① 过于敏感，或者防卫性很强，心中有面墙；
② 不能站在别人的立场上看问题，没有同理心。

应对：
① 点名发言，既然你防备心那么强，那就偏要你发言，该你说话的时候就要说话，该接轮子的时候就要出来接轮子，跑不掉的。
② 重复问题，可以提醒对方站在客观的立场看待问题，回归问题本身，而不是活在自己的世界里。
③ 突出他的贡献，捧一下他，卸掉戒备，换位思考。

4、兔子事件
① 质疑正在使用的流程和制度；
② 总是提议不同的流程或者建议。

应对：
① 首先，要肯定他的贡献，先捧后杀；
② 其次，要重申现在是有现成的程序的，并不需要重新制定程序和机制，可以试用现在的程序，不行再来谈。

5、螃蟹事件
① 开会的同时处理其他的工作，心不在焉；
② 私自开小会；
③ 经常接电话、瞌睡或者故意看窗外。

应对：
① 强调时间压力，重申会议规范
② 代入别人，有的时候参会者心不在焉可能是参与感不强，议程与他相关性不大，这个时候就要主动代入别人，可以征求下意见，拉过来参与讨论；
③ 短暂沉默，这个办法还是挺好用的，如果有人在开小会，或者心不在焉，会议主持人可以尝试停下来沉默一下，这时往往会议室会重归安静，大家也会重新聚焦到会议本身。

从以上两点可以看出，会议过程中的管理就是相关方管理，把会议做决策的相关方管理好，无关人员和潜在破坏会议节奏和议程的相关方管理好，基本就可以保证会议过程中的质量。

四、会后追踪

会议开完就结束了吗？当然不是，衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。

因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。本文我们接着聊聊如何做好会议纪要与跟进。

会议纪要谁来记录？

通常项目会议是有专人来做记录的，比如项目组内的例行会议一般由项目助理或项目主管记录，公司级的项目评审会/汇报会有专门的PMO人员记录，会议记录人主要有以下几个作用.

1、会议记录者不可或缺。

会议记录者是参会人员的重要组成部分，他的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。

2、会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。

3、会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。
会议记录者最好是那些有潜力做主持人的员工去做这项工作，因为这样做可以帮助公司培养后备人才。并且最好是要由不同人员轮流担任会议记录者，而不是由固定的人专职担任。

因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人，像我的团队就是轮流进行会议记录的，经过了一段时间的锻炼，每个人在这方面都有很大长进，写会议纪要不在挠头。

4、观察预防功能。
会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。

例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。因为主持人是要沉浸在会议中的，有的时候没有办法完全跳出来进行观察，这时候会议记录者就可以发挥作用了。

有些人认为会议记录者是会议中最简单的角色，别人说啥你就记啥就行了，但其实这种观点是不对的。上面也说了，会议记录者在会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。

因为，一名好的会议记录者可以增进议事效率，而一名不好的会议记录者不仅徒增误会，还浪费时间。一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言，而且能准确陈述听到的内容，同时记录好几项发言而不失误。

一般来讲，会议记录者多少要具备一些“天赋”。

反应要快。对于大家提到的问题，能够迅速反应，并且直击要害，知道底层逻辑在谈什么。

写字要快。做会议记录，写字速度当然有一定要求，当然打字快也行，很多都是用电脑做会议纪要。

知识面要广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语，没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂，也不会写，这属于一个会议记录者的硬件能力。

比如我们汽车行业的公司级项目会议，你必须要听得懂研发说的ADAS、OTA等术语，听得懂生产系统ERP、IMM这些术语，还得听得懂财务上RIO这些术语，否则这个工作就没法做。

**记忆力要强。**会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果，遇到一个很复杂又几长的问题时，更需要超强的记忆力，否则，很可能记到最后已经不知发言者所云了。当然这方面我们可以在会前对会议材料进行充分的了解，会中借助些电子产品进行辅助。

另外组织能力强、倾听能力强、总结能力强也是一个优秀会议记录者的必备素养。

会议纪要有哪些内容？

会议记录的主要内容包括会议的全部要素，如：议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件等。

同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录最好要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。

会议记录要明确记录待跟踪事项，可参考下方表格。

对会议记录的一些Tips：

1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。
2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。
3、大多数会议都要指定一个会议记录者。主持人最好不要兼任此项工作，有的时候应付不过来，虽然这么说，但是部分重要会议我还是兼顾主持人与会议记录者的角色。
4、会议记录时的字迹还是不要太潦草了，否则会后自己都不认识了，我就有过这样的经历，最后只能想办法圆（编）过去。当然了笔记最好用电脑打出来，方便参阅。
5、会议记录者还要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助主持人进行讨论。
6、讨论过程中所达成的各种共识，最好在会议结束前进行小结，在会上当场向与会者确认每个结论都无误，否则会很难受，别问我咋知道的，吃了很多亏！
7、有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。
8、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在最少的页数。
9、会议记录应该在会议中记录清楚：出席人员、缺席人名单，使用简短的一段文字，明确与会者重点工作分派及完成日期。
10、会议记录者应与会议纪要的审批人共同审核会议纪要，通常会经过审核、审定和批准几个环节。会议纪要确认后，将此份会议记录发送给所有相关方。

会议纪要发布后是否要跟进？

需要。

会议发起人要指定专人来跟踪会议纪要的完成情况，可以是会议主持人、记录人或指定的其他人员。并明确定义好跟踪的频率和汇报的机制，即多久在什么凭条进行汇报，直至所有事项彻底完成。

如果是例行会议，要在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况，并在例会上作为固定议题进行完成情况的汇报，以督促相关人员保质保量地完成任务。

对于已经完成的事项可在进展汇报后再表格中删除，而对于未完成事项需集中整理后，作为此次会议的附件再发送给全体与会人员，制止跟踪至关闭。

参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。

因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录以及会后跟进。

五、会议主持人的技巧

毋庸置疑，会议主持人的作用无可替代，项目经理作为项目会议中的常设主持人，必须要懂得会议管理中的技巧和原理，会议主持人在会议中，要关注听和说两个方面。

关于听

倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解讲话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程，这是一种管理技巧，其实是可以通过学习和锻炼得到提高。
虽然之前有聊到过，会议过程中经常会有人文不对题，不知道在说什么，但是建议主持人无论如何要尽可能学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，最好能在听完别人完整的故事之后再发言。
首先，只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。这是倾听的第一步。
其次，倾听时主持人的眼神最好与发言者相互接触，甚至是点头示意，要使发言者有一种被重视、在沟通的感觉。另外如果是发言者对着你说，尤其是老板对着你说的时候，你可能还要发出一些倾听的声音，例如“对对”、“好好”、“哦哦?”“确实”这样的话，你懂得。
此外，主持人多数会站在主席台的位置，身体前倾也是听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走神。
最后不要忘了，听的关键是重复和总结，最终目的当然是要做好相关的会议记录。

关于说

在会议过程中的表达也要遵照73855法则。73855法则是由西方学者亚伯特·马博蓝比提出的，其中7％代表的是文字内容、38％代表的是语音语调，55%代表的是肢体语言。可以看出，在面对面会议中，肢体语言和语音语调比文字内容要有效的多。

除此之外，会议主持人还有以下说话的技巧：

1、展示。即主持人使用73855原则，把自己所要表达的观点展示给大家。
2、探询。参会人员对汇报者或主持人的发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如:“然后呢?”“那现在情况怎么样呢?”“那你到底需要什么样的支持呢?”
3、评论。参会者回答完主持人的探询问话之后，主持人需要接着作出评论，比如“我明白你的意思了”“所以你想表达的问题是…”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。
4、建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。
“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题是想表达什么?”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?"
5、测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见主持人可能没听明白，或者大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。
6、总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如:“刚才大家讨论的内容，我做下小结，如果有未尽事项，请大家帮忙补充，一、二、三…”。
7、排除与引进。排除是指拒绝某些参会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外。
相同的问题，可以问问其他人的观点，把别人带到对话里面来就是所谓的“引进”。排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说的技巧，这两种技巧通常是连用的。
8、强调会议议程。 主持人就会议议程时刻保持提醒和强调的状态，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“这个议程已经超时了，要不我们就谈到这里，后面还有几个议程要谈”。

会议协同的重要性

工欲善其事必先利其器。

我们讲了这么多有关会议如何组织好的事项，其实归根结底，还是要沟通到位，将会议材料和议程在会前同步到位，将会议要传到的信息和意见在会中讨论到位，将会议达成的决议和任务在会后跟进到位。

由于近几年的特殊情况，尤其是涉及到企业外部资源的会议，采用线下的形式召开难度越来越大，大部分企业都将项目的各类会议改成了线上会议，因此，一套高效好用的会议协同平台显得格外重要，这也是驱动企业数字化转型的一项重要的工作之一。

当然了，现在的协同办公软件有很多，琳琅满目的沟通工具、系统应用。但是“把事解决”才是贯穿其中，最根本也是最核心的单元。

会议协同平台，至少要可以具体设置会议名称、背景信息、日期、时间和会议地点。会议创建成功后，要能通过移动端或者PC端给会议相关人发送会议邀请通知和会议开始提醒。

并且相关的会议可以展示在个人事项列表中，方便协作人快速处理。另外这个平台也要可以发布会议纪要，能够随时找到所有已创建的会议事项，帮助做好跟进工作。

有了会议协同平台，可以起到事半功倍的效果，大大提升会议管理效率。