如何避免资源管理陷阱

知识工作时代的后工业项目管理需要应对知识工作项目，这些项目将主题专家聚集在一起，就新的和独特的产品和服务进行协作。这可能涉及科学家、教师、医生、律师、软件开发人员或与企业合作构建新事物的网页设计师。这些团体中的每一个都具备专业知识，通常没有一个人知道完成项目所需的一切。正在创建的内容是新的或与之前项目中创建的内容有很大不同。

航空航天和国防、生物技术、高科技制造、软件和专业服务等不同行业的项目往往需要大量的知识工作者。随着世界走向数字化，几乎所有行业的知识工作项目的数量都在增加。但是许多经理今天仍然使用工业时代设计的旧项目管理工具，忽略管理知识型员工与管理作为项目资源的机械和材料有很大的不同的事实。每个资源在知识工作中都是不同的。经理确实需要了解项目中每个资源的分配和使用情况。

手动获取资源数据的复杂程度

知识工作有时不可预测，但你必须知道知识工作者在这些活动上实际付出的努力，以便合理地延长时间和增加工作量。但大多数经理手头上没有合适的工具。以下图为例，如果项目 1 的活动 1 延迟，你手头上的工具可以告诉你所有受影响资源的开始时间和结束时间发生什么变化吗？

如果不能，你能手动算出来吗？在你尝试手动计算之后，你会意识到这很重要，如果它多次发生，就有点不切实际。以下是答案：

• 当项目 1 的活动 1 延迟时，资源 1 的完成时间以及项目 1 的活动 2 和资源 2 的开始和结束时间都会受到影响。
• 当项目 1 的活动 2 延迟时，资源 2 的完成时间以及项目 1 的活动 3、项目 3 的活动 3、资源 3、资源 4、资源 10 和资源 12 的开始和结束时间将受到影响。

资源分配和使用比项目活动更具有精细的粒度。资源分配和使用不仅受到使用相同资源的活动的影响，而且还受到资源的离开和非项目参与的影响。因为它们很难跟踪，所以大多数项目管理工具都不进行跟踪。

精力需要管理

一般来说，知识工作不如工业工作那么显眼，经理必须知道知识工作者如何花费他们的时间。即使对于如下显而易见的活动，资源的分配和使用还是应该妥善管理。如果无法使用正确的资源数据，他们怎么知道活动是按时完成，逾期 1 天还是逾期 N 天？

必须避免危险的陷阱

8Manage PPM 项目组合管理系统可以为你提供及时、准确的资源数据，避免以下陷阱：

• 规划严格死板——你是否在项目一开始就锁定了资源和进度表，一旦分配完成，就几乎不可能改变？当今的业务需求需要更快、更具适应性的资源管理，从而跟上不断变化的客户需求和需要更出色团队的狭窄利润。由于无法快速准确地做出反应，旧的资源管理流程比以往效率更低，但你可以利用 8Manage PPM 获取实时（始终最新的）数据，获得某种程度的灵活性。
   
• 项目活动无关联——项目由许多不同的活动组成，每个活动都有完成必要工作的资源。虽然并非每项活动都依赖另一个团队成员来完成工作，但成功的项目依赖有凝聚力的团队。但是，资源经理可能会将他们分配给员工的活动视为独立活动。结果可能是工作混乱，当个别任务未完成或逾期时，混乱会造成瓶颈和不必要的复杂化。8Manage PPM 允许你在活动和分配给项目的不同资源之间创建高效的流程。结果是为项目制定一个更好的计划，让每个团队成员将他们相互依赖的工作传递给彼此，直到他们像接力棒比赛一样到达终点。
   
• 管理不考虑利用率——资源经理过去只是简单地用尽可能多的活动填满团队成员的日程表，从而推进项目。但这种“一刀切”的资源分配方法缺乏洞察力，无法充分利用每个资源的技能，又不会让他们到精疲力竭的地步。借助数据驱动的洞察力，你可以了解当前的利用率，预测未来的项目需求，并有效改变资源分配，既充分利用你的团队成员，又不会耗尽他们的精力。
   
• 手动成本核算——成本核算过程是每个项目的关键部分。然而，许多公司仍然依赖过时的、手动的甚至纸质的成本核算流程，这会占用不必要的时间和精力。当这些流程在整个组织中被广泛使用，无论是从承包商那里接收发票还是向客户提供发票，它们在工作周中占用的时间很快会增加。8Manage PPM 将时间和费用条目与自动成本核算或发票生成直接集成在一起，使得大量的时间和精力可以重新分配到其他高价值的工作中。

正确的组织正确的工具

无论你的组织是否需要调整这些潜在资源管理缺陷中的一个或全部，采用 8Manage PPM 等现代解决方案都会给你所在组织的各方各面带来重大积极的影响。因此，你依赖的团队将成为长期成功更强大的要素。