如何判断文档管理系统是否面向未来

如何判断文档管理系统是否面向未来

没有人能预测未来五年、十年或二十年技术进步的方向。致力于与时俱进和使用最先进的成熟技术是培养前瞻性思维和为未来做好准备的最佳方式。

如果您正在为您的企业选择文档管理系统 (DMS)，或者正在考虑系统升级，那么选择能够解决您现在和未来的业务问题的解决方案非常重要。

以下列表概述了您在可扩展文档管理系统 (DMS) 中需要考虑的内容。

面向未来的文档管理系统的功能

1、现代基于 Web 的移动界面：文档管理系统应该在 Mac 或 Windows 操作系统以及员工所依赖的各种移动设备上表现同样出色。“自带设备”计划的发展使这一点变得更加重要。您的员工应该能够在他们的工作笔记本电脑、手机和平板电脑之间无缝对接，不错过任何一个细节。选择仅适用于一个平台的文档管理系统会极大地限制您对硬件的选择和员工的工作效率。

2、原生移动端应用程序：面向未来的文档管理系统应提供针对 iOS 和 Android 优化的原生移动端应用程序。为特定移动端平台创建的原生应用程序具有更快的响应时间和熟悉的外观。移动端基于浏览器的应用程序可能无法正确显示并且用户友好性不高。

3、开放式通信标准：在面向未来的文档管理解决方案中，界面必须能够在 Windows 程序、HTML5 Web 客户端和本地移动应用程序之间进行通信。寻找一个使用开放通信标准以及 HTTP/HTTPS 与 REST（具象状态传输）结合的系统。

4、与云和本地服务器的兼容性：本地文档管理系统应支持领先的数据库服务器技术，从最新的 Windows 版本到 MS SQL、MySQL 和 Oracle。

您还应该选择提供基于云的选项的解决方案，即使您还不打算将文档移动到云中。云可用性确保您为未来做好准备。然后，当您过渡到基于云的软件时，不会出现业务中断。您的工作流程无需修改，管理员和最终用户无需额外培训。

迁移到基于云的软件无需购买新硬件。此外，维护安全性、确保数据备份以及开发可与您的组织一起发展的技术基础架构的责任从您的 IT 团队转移到了云服务提供商。

5、可扩展的架构：全面的文档管理系统使您可以从单个部门的几个用户开始，逐步将系统扩展到其他部门的用户，不会影响其性能。这种灵活性和可扩展性的关键是使用 Web 服务处理文档访问和用户操作的系统架构。

基于云的文档管理软件使可扩展性更进一步。云支持所有类型和所有规模的团队。当您雇用更多员工或您需要的存储容量增加时，可以轻松增加其存储量和用户许可证数量。

选择本地或基于云的软件、开放通信标准和本地移动应用程序的选项是高性能、面向未来的文档管理系统的重要组成部分。无论您的公司发展得有多快，DocuWare 都是一个面向未来的解决方案，它将随着您的需求而发展，而无需进行大量更改或耗时的重新培训。