您需要 “企业内容管理“（ECM）还是 “文档管理系统”（DMS）？

您需要 “企业内容管理“（ECM）还是 “文档管理系统”（DMS）？

ECM 和 DMS 解决方案有什么区别？区别是模糊的，因为“文档管理系统”（DMS）和“企业内容管理”（ECM）术语有时可以互换使用。 DocuWare 被准确地称为 ECM 和 DMS 解决方案。 为什么？因为“企业内容管理”是一组功能，使任何规模的组织都能够控制和了解他们的业务信息，这就是我们的解决方案所做的。 “文档管理”是这些功能的一个子集。

一些企业内容管理 (ECM) 系统还管理来自 Web 内容、社交媒体帐户和文档边界之外的其他来源的信息。 这种广泛的功能可能对大型组织有意义，但实施和维护成本很高。 对于大多数组织而言，专注于文档管理的 ECM 系统提供了他们需要的所有功能。

DMS 如何应对中小型组织的业务挑战

文档管理系统提供的核心功能包括捕获、索引、归档、自动化和控制信息，以及与业务线软件集成。

捕获和存储：一种可以轻松处理来自各种来源的文档(例如电子邮件、数字文档、扫描仪和打印机)，并将它们存储在中央数字存储库中的机制。

控制访问和安全性：智能规则控制谁有权访问某些文档，这对于机密文件特别有用。

索引和检索：启用文档的自动扫描或数字上传和索引，以便于跟踪和检索。 索引分配描述性的、可搜索的标签。

共享：安全地共享任何文件，而不必担心归档错误或丢失。

协作：共同处理文档，同时避免多个版本。

商业智能：管理、组织和访问关键业务记录和信息。

集成：工作流模块可以与其他系统集成以自动化流程，提高效率。 在文档管理解决方案、业务线系统和企业资源规划 (ERP) 软件之间共享数据可最大限度地发挥技术基础架构的功能，它还减少了购买其他应用程序的需要。

企业内容管理解决方案的 7 大优势

正确的企业内容管理软件可提供从效率和组织到提高客户满意度和合规性的各种好处。您从实施良好的 ECM 解决方案中可以看到的一些好处包括：

1、提高效率
企业内容管理系统可以自动化手动流程，减少或消除对较慢纸质流程的依赖，并将所有数据存放在中央存储库中。这提高了效率，从而加快了产品或服务的上市时间，降低包括州和地方政府、制造业和高等教育在内的每个部门的商业任务的劳动力成本。

2、访问清晰的业务流程视图
将所有数据集中在一个位置可以让您的主管、直线经理和其他员工更清晰、更准确地了解您的业务和客户趋势。您可以根据这些数据支持的洞察力做出决策，因为您知道重要信息没有被遗漏、重复或误解。

3、更轻松地访问所有类型的数据
最好的 ECM 解决方案包括使数据访问更容易的工具，例如按文档类型、索引词、关键字或全文搜索的强大搜索。这可确保您的员工拥有将原始数据转化为商业情报所需的访问权限和选项。它也为和其他用户工具集成打开了大门，允许组织内的人员访问完成工作所需的信息。

4、降低运营成本
效率和生产力的提高意味着成本节省，但企业内容管理解决方案可以提供额外的成本效益。访问实时数据并能够使用它来支持工作流程和业务决策有助于组织中的每个人做出更明智的决策，从而在库存控制、合规性或员工管理等领域节省潜在成本。如果您的企业涉及法律或合规情况，在 ECM 软件的支持下，电子发现和审计将更省时、更便宜。

5、提高客户满意度
面向客户的有访问 ECM 解决方案权限的员工可以轻松访问有关客户帐户、订单、产品、通信或其他任何必要的信息，以提供快速、高质量的客户支持。这有助于提高客户服务人员在第一次联系时解决问题的速度，从而潜在地提高满意度。同样的好处也适用于销售流程，帮助您的代表完成更多交易。

6、改善现金流和发票监控
在会计方面，通过 ECM 改进流程执行可推动更高的现金流。对于通过普通邮件发送的发票，付款仍需要 30 天才能汇入银行账户。使用数字发票，这个过程可以缩短到几天、几小时甚至几分钟。此外，帐单文件的运输和接收更容易跟踪和跟踪。当以数字方式捕获发票时，自动化审批流程可以实现提前付款折扣并防止延迟付款。ECM 还有助于进出发票的处理、结算、存储和归档，从而提高与供应商合作的可靠性。

7、电子签名的使用
在现代办公室中，电子签名现在是日常业务的正常组成部分。这是一件好事：电子签名（有时称为“数字签名”）减少了纸张的使用并简化了您的安全文档工作流程。电子签名的文件在许多情况下都具有法律效力，为加速和显着优化业务流程提供了许多机会。需要签名的业务流程可以更快地完成，并且不会浪费时间来回发送纸质文档。此外，随着越来越多的公司走向国际，电子签名的发展速度也在加快。

什么是内容服务？
您可能还听说过行业分析师报告和技术出版物中的文章所引用的术语“内容服务”。 2016 年，Gartner 引入了“内容服务”的概念来替代“企业内容管理”这一术语。

Gartner 的观点是：“‘企业内容管理’一词不再反映市场动态或数字业务中的组织对内容的需求。 对于负责内容管理项目的应用程序领导者来说，这意味着抛开以前的观念，重新思考他们的技术方法。”

这一新概念试图将行业从单一系统、一刀切的 ECM 思维转变为更加模块化、云优先的方法，该方法提供广泛的集成功能。 Forrester 等其他分析公司也采用了这一术语。 DocuWare 是一种文档管理和办公自动化解决方案，也可以称为内容服务。

在实践中，用于描述数字工作流程和办公自动化功能的术语并不重要。 关键是要找到一种解决方案，以满足您的业务需求并使您的组织能够在您的数字化旅程中迈出下一步。