创建一流 Web 表单的 11 个技巧

Web 表单提供了一种用户友好的方式来收集准确的数据。您可以确定它是正确的，因为您已将数据输入转移到信息源。请求输入正确信息的部门成员、员工、客户或供应商填写数字表格。提交表单后，您的员工会收到一封电子邮件，并且可以看到自动化工作流程，这些工作流程可以让数据发挥作用并开始流程的下一步。

网络表单消除：

• 归档和检索纸质表格所花费的时间；
• 手动数据输入；
• 破译凌乱笔迹的挑战；
• 由于员工办公桌上的表格而减慢了流程；
• 缺乏对业务流程的可见性；
• 难以与移动/远程工作人员有效捕获和共享信息。

为什么您的组织需要 Web 表单？

DocuWare 客户使用现代 Web 表单进行从入职到合同管理和订单流程的所有工作。DocuWare Forms 可提高任何涉及从员工、客户和其他外部来源收集信息的业务活动的效率。将在线表单与自动化工作流程相结合并与业务线应用程序集成时，使用在线表单会产生更大的影响。

这里只是几个例子：

调整自己的节奏：新手的员工敬业度
在一家制造公司，一名新员工填写了一个在线表格，数据会填充到 W2、福利登记、IT 请求和其他就业表格中。

入职流程包括在入职前 4 周内完成的行业相关培训。每周，新员工都会收到一份表格，其中包含指向该周在线课程和其他新员工信息的链接。他们完成课程并参加考试，他们的分数记录在网络表格上。HR 会收到有关每周任务是否完成的通知，以便他们可以根据需要进行跟进。

有效解决合同审批难题
在一个由美洲原住民社区拥有和经营的分散在多地的酒店和赌场的集团中，合同审批很复杂。

有些合同需要外部管理机构的签字，有些则不需要。在使用 DocuWare Forms 之前，合同是在中央办公室处理的，导致浪费时间来确定哪些批准是必要的。现在，发起部门的一名工作人员使用在线表格为合同编制索引，并定义应如何发送合同以供批准。

更快的订单周转
在一家租赁公司，所有销售人员在访问客户站点时都会携带平板电脑。他们输入客户联系信息、租赁期限和订购的产品。客户签署电子表格。然后，此授权启动一个工作流程，通知仓库设备应该发货。销售团队不再带着文书工作来回奔波于办公室。从订单到交货的周转时间从 2-3 周减少到 4 天。

随时访问信息使员工和退休人员放心
养老金计划的参与者网站使用 DocuWare Forms 让员工和退休人员能够更好地控制他们的个人信息并降低管理成本。

用户上网注册，更改他们的个人资料信息或支付养老金的银行。员工可以根据需要获得有关如果他们今天退休或五年后退休的养老金信息。当数字表格数据发生变化时，它也会在养老金计划的后端系统中更新。

构建更好的 Web 表单

使用 DocuWare Forms 的直观编辑器轻松快速地创建新表单

现在您已经很好地掌握了电子表单的优势，这里有 11 个最佳步骤来帮助您开始。

1.不要只是以电子方式复制纸质表格。
花时间完全定义表单的规格和目标。确保您知道需要哪些数据、用户是谁以及与表单收集的信息相关的所有业务流程。

使用 Web 表单，您可以控制任何需要组织信息、将信息发送给合适的人员以及与 ERP 系统或其他应用程序共享数据的流程。

2.提供明确的指示。
简明扼要地解释表格的用途，没有人愿意浪费时间阅读大量文本。

3.只询问适用于每个步骤的信息。
提供上下文对于确保用户理解您需要这些信息的原因很重要。但是，如果表格很长，请将其分解为多个部分，以免过于冗长。

4.尽可能使用自动填充。
如果您已经收集了信息，请预先填写这些字段或根本不显示它们。

5.应用实时验证。
让用户知道他们在填写表单时犯了错误，而不是在提交表单之后。

6. 使用字段掩码确保信息以正确的格式提交到正确的位置。
例如，电话号码字段可以设置为只能包含数字 0 到 9，或者姓名字段只能使用字母字符来完成。

字段掩码可帮助用户第一次正确填写表格。在输入与掩码定义匹配之前，不会提交表单。

7. 条件字段是你的朋友。
内置智能可以根据用户输入的数据控制操作并指导表单完成。例如，如果您对某个问题回答“是”，表格会提供相关详细信息。如果您回答“否”，则条件字段不会显得杂乱无章。

8.熟悉您的表单创建软件的特殊功能。
单选按钮、复选框、下拉菜单、日历输入和文件上传可实现精确和安全的信息捕获。文本框字段为用户提供了提供开放式答案的选项。

9.优化您的表格以供移动使用。
您不希望您的用户必须通过捏合和滑动才能在其智能手机屏幕上查看表单。您的表单应能在任何移动设备上响应并正常运行。

10.使用自动化工作流程生成电子邮件提醒和任务列表。
然后，您可以在将完成的表格发送给他们进行审查或批准时通知员工。Web 表单还可以构建数据，以便信息可以启动业务流程。

11.说声谢谢！
包括一条礼貌地确认表格已成功填写的消息,该消息还可以包含后续步骤。

成千上万加入 DocuWare 的客户，他们现在使用方便、标准化的 Web 表单来代替过时的纸质文档、难以导航的 PDF 和容易出错的手动数据输入。