【分享贴】需求变更、项目延误，项目经理应该如何应对？

案例分享：

项目经理小李跟进了一年半的项目，眼看着要到交付验收的阶段了，甲方的对接人却临时更换了，现在面临着一系列他无法处理的问题，项目目前推进困难。

案例背景：

小李在跟原甲方对接人合作时，就额外增加了一些需求导致多项变更，这就导致项目的成本急剧增加，花费了大量的时间、人力成本投入，项目交付的时间也是一再延期。公司高层考虑到后期能保持一个长久的合作关系，也都同意了这些变更。但目前新更换的对接人，对这些变更表达了不认可，同时也在初步了解后，想再增加一些新的需求，但并不想增加成本，理由是之前的变更都没有增加成本。

遇到的问题：

首先，甲方新更换的对接人，不太了解产品和业务，在理解方案方面会出现偏差，影响决策。

其次，之前的变更已经造成了成本超支，目前要推翻之前的变更，还要额外增加新的需求，将导致大量返工，同时成本将进一步大幅超支，且工期也非常紧迫。

第三，是甲方对接人的更换，新任对接人总是反馈有很多项目文档都遗失了，频繁咨询以了解项目的运营情况，这需要大量的时间去回复，也进一步阻碍了项目的进度。

以上三点是小李遇到的主要问题，涉及到风险管理、问题管理、变更管理以及沟通管理这几个方面。小李感觉棘手且无法的解决的原因是新任甲方对接人对项目有很高的权力，无法拒绝他的要求，但又找不到更好的方式来处理。

在项目管理的过程中，项目经理由于各方面的原因，会经常遇到各种各样的且无法立即解决的问题，针对这一类问题可以通过以下几个步骤来进行处理解决。

1.掌握系统的解决思路，有效解决项目中无法解决的问题

一些通用而有效的问题解决方法，能够让项目经理在任何情况下，都能有一个清晰而系统地思考和行动过程。

1.1有效解决问题的方法主要包括以下几个步骤

定义问题：明确问题的背景、目标、范围。

分析问题：找出问题的原因、影响和关键因素。

解决问题：基于问题分析的结果，提出可能的解决方案；并用客观的标准来评估和选择最佳方案。

实施问题：制定并执行一个详细而可行的实施计划，并用有效的方法来监控和调整计划。

总结问题：归纳并分享所学到的经验和教训，为未来处理类似问题提供指导。

1.2解决项目管理问题具体方法

针对项目管理的特性，项目经理在遇到问题时，可以考虑以下几个解决问题的具体方法来处理：

首先与团队协商

项目经理当遇到问题时，首先可以与团队沟通协商，集思广益，共同寻找解决方案。

进行SWOT分析，找到最佳方案

可以利用这一方法论分析每一种解决方案的机会、威胁、优势和劣势，找到最佳解决方案。

寻求外部帮助

如果内部讨论后，还是无法解决问题，可以考虑寻求外部专家/高层领导的帮助。

及时调整项目计划

对于一些必须要变更的方面，需要重新评估并调整项目计划，确保项目目标的实现。

1.3那么结合以上的项目问题解决的方法，项目经理小李可以怎么处理呢？

第一步：跟甲方新任对接人沟通

小李需要跟甲方对接人进行充分沟通，简洁明了的介绍项目情况，解决其对项目缺乏了解的问题。同时收集需要变更的内容，在这里也可以明确变更对项目的影响，目的是引导甲方新任对接人尽可能不做变更，或者同意变更需要增加成本的情况。如果还是拒绝，那么就参考上述第一个步骤，与团队协商沟通，找到解决方法。

第二步：召开团队会议，寻找解决方案

小李可以召开团队会议寻求解决方法，由于此次项目工期的临近，可以邀请专家参会帮助评估。

准备工作：需要整理一份甲方对接人不满意的变更点、以及新的需求文档。

会议的重点：请专家评估推翻之前的变更以及新增需求的实现难度和所需成本；和团队成员讨论，利用SWOT分析、找到最佳方案。

第三步：及时反馈给高层领导，请领导决策

由于此次项目已经额外超出成本，需要及时反馈给高层领导。小李可以将团队会议讨论出的解决方案简要汇报给高层领导，向上寻求帮助、请高层领导做出最后决策。

第四步：经验总结

最后就是及时做好经验总结工作，并分享给公司内其他同事，避免踩坑。

以上是一套通用的项目问题解决的方法，除了方法论，项目经理还需要一些专业的项目管理工具来辅助管理。那么对于案例中，项目经理小李遇到的问题管理、变更管理以及沟通管理这几个方面，如果借助管理工具，如何有效规避或解决呢？

2.专业的项目管理工具，有效应对各种项目难点

小李这个项目所遇到一些问题和难点，应提前进行风险管理；在没有发生时就应及时识别关键干系人更换这一风险，并提前进行相应的风险管理。

在发生后，总体来说都属于项目问题管理，例如：在甲方对接人提出需求增加、变更的要求时，要做好变更管理；在与甲方对接人因项目文档缺失所导致的沟通问题时，除了及时召开会议介绍项目进度，同时还可以及时同步项目各项文档。以上这些可以通过专业的项目管理软件来支撑落地，下面以易趋为例，进行展开分享。

2.1风险管理，提前全面控制各项风险

借助易趋项目管理软件进行项目的开展管理时，项目经理可以制定项目计划并借助系统对其各项运营状态进行监督，同时系统会对有异常的数据进行预警提醒。项目经理能提前对进度、资源、质量、成本等进行风险识别，同时在项目风险管理模块统一进行管理。

项目经理可以在系统上列出项目中可能出现的风险，设置风险的状态、风险类型、风险等级、发生概率以及影响程度，一目了然了解风险情况。同时根据分析制定相应的策略，及时管理风险的全过程，降低项目风险，风险管理直至消除或者转化才会关闭。

（易趋风险管理视图）

2.2问题闭环式管理，确保问题解决

当项目的风险发生转化为问题后，在易趋项目管理软件也支持全面的管理，包括提出问题、分析问题、解决问题以及验证问题。项目经理可以定义问题的优先级、问题类型以及指派责任人跟踪解决；直至问题解决，才能关闭。

（易趋问题管理视图）

2.3变更管理，更加高效便捷

项目的范围总是易变的，在整个项目过程中会经常被要求对基准进行修改。对于项目经理来说就应为项目制定一个规范的变更管理流程，并且只有经正式批准的变更才能实施。

但变更管理会遇到问题反馈不及时、审批流程冗杂缓慢、变更后的各项运营数据收集不及时等难点。

借助易趋项目管理软件，项目经理可以在系统中的里程碑计划/项目计划模块直接进行编辑修订；管理层则可以进行审批，通过后即时生成新的版本基线；同时这也留存了变更记录，方便项目经理追溯。

（易趋项目计划变更视图）

系统支持版本比较，变更的内容用颜色进行标注，一目了然。项目经理对不同版本的内容进行对比分析，可以更直观地进行分析和管理。

（易趋项目计划版本比较视图）

2.4沟通管理，借助知识库快速同步项目信息

在沟通管理中，比较常见的难点就是由于信息不能快速、准确同步造成的沟通效率低下。项目经理借助易趋进行项目管理后，可以利用项目文档模块，将项目各个阶段产生的文档进行整理归纳，项目组成员可以随时查阅、下载，方便项目经理高效进行信息同步。

（易趋项目文档视图）

3.总结

项目经理小李的所遇到的这些难点，应该是很多项目经理都曾遭遇过的，还有很多类似的项目案例场景，例如中途接手一个项目；项目开发已结束，甲方还在不停的提需求等等。但是掌握了问题解决的通用方法论，则能清晰的梳理项目，同时有一个系统的解决步骤；而借助专业的项目管理工具，则能将方法论高效落地，使项目的管理更加便捷、轻松。