方太集团合同档案管理平台，让数字化成果深度利用、可查可验

数字经济大背景下，方太集团积极拥抱企业数字化转型，推动合同档案业务管理数字化，助力业务档案高效融合，助力企业创新科技发展。

方太集团（以下简称“方太”）创建于1996年。作为一家以智能厨电为核心业务的幸福生活解决方案提供商，方太长期致力于为人们提供高品质的产品和服务，打造健康环保有品位有文化的生活方式，让千万家庭享受更加幸福安心的生活。

FOTILE方太专注于高端厨电的研发与生产，现拥有集成烹饪中心、吸油烟机、水槽洗碗机、嵌入式洗碗机、净水机、嵌入式灶具、嵌入式消毒柜、嵌入式微波炉、烤箱、蒸箱、燃气热水器、冰箱等多条产品线。

随着企业规模和业务扩大，日益发展的合同业务和风险管控，成为了方太集团发展过程中需要及时优化的痛点：

• 需要一个规范、统一的合同管理平台，全方位、全过程管理合同；

• 提升合同审批效率的同时，审批流程可追溯、意见完整保留存证；

• 来自多系统提报的合同，需要建立一个统一的合同归档管理口径；

• 如何高效安全地归档合同，避免合同版本被篡改、避免丢失泄露？

……

方太集团的高质量业务发展需要实现数字化技术与核心业务相融合，发挥数字合同档案系统降本增效、资源集成配置的重要作用，为方太集团合同业务发展提供高价值服务。

此次，方太集团携手泛微文书定，结合集团实际情况，搭建合同档案管理平台。实现公司档案从传统档案到电子档案转变，实现合同档案收集、著录、查询、借阅、鉴定、统计、销毁全生命周期管理，提高档案管理及档案信息利用效率，实现档案信息的随需调阅。

（合同档案管理系统架构）

平台以“业务系统产生的合同类电子文件的全过程管理”为目标，主要特色包括：

• 电子签章应用：通过与电子签章系统的集成，完成对合同线上盖章；

• 合同自动归档：电子档案管理系统集成人事、业务等系统,实现档案数据线上自动化归档；

• 合同查阅：通过单点穿透的方式，满足在业务系统上直接预览档案系统中的合同；

• 人员组织同步：通过与主数据系统集成，完成人员组织同步。

合同档案管理平台建设亮点

1合同档案自动收集

方太集团合同档案管理系统，通过集成业务系统、人事系统，自动采集人事合同、业务合同等文件。

（合同基础信息收集）

自动采集合同中的过程数据、审批意见信息、合同文本等，实现数据资源的在线接收审批以及合同信息接收采集，实现合同档案数据线上自动化归档。

可通过多种方式进行导入，如接口导入、批量导入、批量挂接等，减少手动工作量。

合同信息采集后，档案系统提供四性检测进行自动校验。主要检测归档的合同文件的真实、完整、安全、可用。

2合同档案编排著录

根据前期合同分类设置，已经分级细化了业务合同类型。合同档案采集后，系统以标准化的方式进行自动分类处理，减少人工分类工作量。

档案管理员通过系统，对档案进行编号、排序、组件、著录等，通过流程驱动即可完成档案归档。

3合同档案自动归档

电子签章和电子档案是数字化转型的重要工具，是实现流程最后一公里的线上化、自动化、自助化的必备条件。

方太集团电子档案系统充分融合电子签章能力，业务系统中的电子合同文件在线签字盖章，并将办结完毕后的文件自动封存，通过接口自动归档到档案管理系统中，过程中完整保存文件的数字签名、时间戳等信息，保证电子档案不被篡改。

4合同档案高效检索、借阅、利用

一站式检索：员工可以随时在线上查阅和调取档案，支持多种方式检索，如属性检索、专题检索和全文检索，减少人工搜集、查询、管理工作量。

合同档案调阅：通过单点登录的方式与权限控制，满足各系统之间的合同在线调阅。通过权限设置，自动配置动态水印，到期自动收回，避免泄露、超期，保证公司档案安全。

合同档案统计：形成多维度的统计图形化报表，展示合同档案管理全貌。

5合同档案鉴定、销毁、续存

档案管理环节，可在线对档案进行日常的审核和维护，包括档案的鉴定、销毁、续存管理。

系统进行保密鉴定和价值鉴定管理。对于具有保密期限的档案自动进行筛选识别，通过流程逐级审批，决定档案是否要进行继续对外开放。

对于档案的保管期限，可以进行到期自动筛选，发起价值鉴定流程，以此来确定该档案是续存还是销毁。在鉴定过程中全过程记录留痕。

对于待销毁档案，系统中会生成销毁清册。同时支持销毁机制管理，可定期执行销毁动作，也可根据预设的规则进入回收站，避免档案被误处理。

价值总结

方太集团合同档案系统与业务系统实现全面的业务集成，实现前端业务电子文件基于业档一体进行整体的预归档。预归档完成后，围绕档案的“收、管、存、用”进行全生命周期业务过程管理。

提升合同档案管理自动化：各项合同档案数据自动收集，电子档案统一归档、3秒可查，减少人工存档工作量。

让合同档案高效利用：线上调阅的方式让员工随时可获取权限内的合同档案文件，解决线下跑腿多次的问题，优化体验感。

让合同档案更安全：调档规范、存储安全，不易丢失、有效防篡改，确保数字化成果真伪可验，长期保存，防泄密。

为方太集团降本增效：减少实体档案存放空间和打印快递成本；多维度数据展现合同档案全貌，形成企业的数字资产，为决策助力。

​未来，方太集团将逐步实现全集团全门类档案管理，档案管理的范围将扩展大会计档案、人事档案、文书档案、科技档案等。全程数字化的档案管理系统，助力方太集团进一步深化数字化转型！