为什么手动采购管理会危及你的工作流程？

你是否经常在找到一张发票后，却被告知该发票未经财务批准？多少次因为关键文件放错位置或处理不当而丢失订单？

如果答案是 “经常”，那么你还在采用的传统手动采购策略是时候彻底改变了。

2023年了，仍旧依赖手动采购管理会造成不充分、不统一的采购流程，从而导致企业收入流失、错失节约和增长的机会。此外，由于延迟付款、供应商管理不善、纠纷解决效率低下等原因，供应商关系也会受到影响。

为了防止金钱、精力和控制力的普遍损失，企业需要整合所有采购职能、控制支出、跟踪采购并创建一个有利于增长的环境。实现这一切的一个好方法是数字化转型。

手动采购惨遭失败的蛛丝马迹

1. 没有透明度

电子表格是组织数据的一个好开始，但当你需要更多数据时，电子表格就受不住了。首先遇到的问题是数据访问，通过多个电子表格获取信息和跟踪信息也会很困难。

你还必须管理安全问题，避免与太多的人共享信息。一点小出错和遗漏都可能导致信息不准确，从而使你损失交易、客户和供应商关系。

这时，采用自动化采购软件就能统一管理采购数据并改善支出管理。

2. 不透明的流程

手动采购管理就像流水线上被蒙住眼睛的工人。由于缺乏流程透明度，每个团队成员都可能犯小错误或做出错误决定。结果是累积的，由于缺乏透明度而造成错误，企业的利润当然会受到损害。

实时数据可视性、基于角色的权限和全渠道数据可访问性都使自动化采购成为必由之路。

3. 客户、供应商和采购团队不满意

采购战略摇摆不定、不必要地复杂化，再加上采购团队工作过度、目光短浅，结果可想而知。

错过最后期限，利润受挫下滑，发票经常丢失或发送给错误的团队成员……如果这些现象听起来有点熟悉，那么现在就应该放弃陈旧的手动策略，采用自动化采购解决方案。

摆脱失控的采购策略

随着时间的推移，专家们提出了许多策略来解决企业采购部门的混乱问题。

有的要求三向匹配，要求利益相关者确保采购订单与请购单和发票相匹配。有的建议设立成本限额，当订单超过一定价值时，上级部门必须介入；还有的建议在采购到付款周期内实行职责分离。

然而，将所有这些解决方案结合起来的更全面、更好的解决方案是自动化采购管理。

自动化如何帮助采购

● 没有文书工作

与翻箱倒柜或费尽心思地用电子表格公式查找正确的信息相比，自动化电子采购系统能让你即时、轻松地获取所有信息。

自动化系统创造了一个崭新的管理环境，没有订单会因为文件管理不善而丢失。

● 提高员工生产力

有了自动电子采购系统来执行采购流程，员工就可以把时间花在需要人工参与的活动上。自动化采购系统会向所有利益相关者发送相关通知，而移动支持则意味着审批事项无需经过缓慢的等待。

● 出错空间更小

采购工作流程自动化有助于有效传递批准和采购文档，无需人工干预。8Manage SRM等功能强大的电子采购解决方案可提供三向匹配和集中数据存储等减少错误的功能。

● 保证采购合规

采购流程专用应用程序可确保每项任务的执行都严格遵守企业采购政策和政府法规。员工在流程中 "掉链子 "的机会微乎其微，因为每个步骤都会在电子采购解决方案的严密指导下进行。

● 可行的见解分析

除了改善人工采购实践，自动化还能提供一些传统方法无法提供的好处。通过所需的数据和可定制的报告模板，你可以分解任何流程并对其进行细化研究，最终获得可行的见解。8Manage SRM拥有内置的分析模块，该模块利用商业智能将原始数据转化为可操作的分析和见解。

使用8Manage SRM实现采购自动化

越来越多的企业正在转向数字化平台。8Manage SRM提供基于端到端采购流程的自动化解决方案，具有专用于采购申请、供应商管理、采购订单、采购合同、发票审批等任务的模块功能，帮助企业实现更好的采购效益。