Word文档格式设置——小课堂

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前言

从业两年多，工作内容除了“点点点”之外，就是跟数不清的文档打交道，但这也让我在文档水平上有了一定的进步。
刚好我最近因出差隔离在家，就特总结一些文档小技巧分享给各位。
其中本文遵循的整体格式如下表所示，各位小伙伴所在环境规定的格式如有不同，可根据实际情况适当调整哈

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1、调整显示选项

第一步尤为重要，可以清晰的将Word中的格式显示出现，便于调整

• 点击菜单栏中的【文件】选项；
  
• 点击Word开始页面左下角的【选项】按钮；
  
• 在弹出的Word选项弹窗中，选择【显示】，并根据下图，将【页面显示选项】及【始终在屏幕上显示这些格式标记】中所有的选项勾选中，并点击右下角【确定】按钮。
  

2、格式设置

2.1、新建空白文档，使用默认格式添加一至六级目录；

2.2、设置标题的样式

• 右键样式栏中的一级标题样式【标题1】，并在弹出的右键菜单中，选择修改选项；
  - 在弹出的【样式】弹窗中修改相关格式；
  
• 点击左下角【格式】按钮，在弹出的列表中选择【段落】选项，修改一级标题的段落格式；
  
• 在弹出的【段落】样式窗口中，修改段落格式，并点击【确定】按钮
  
• 点击【修改样式】窗口右下角的【确定】按钮。
  
• 按照以上步骤，修改其余的标题格式，结果如下所示：
  

2.3、添加标题序号

• 鼠标单击选择一级标题；
• 点击开始工具栏中的【多级列表】下拉按钮；
  
• 选择指定的多级列表样式后，结果如下：
  
• 右键添加的【多级编号】，在弹出的右键列表中，选择【调整列表缩进】；
  
  首次打开【定义新多级列表】窗口时候，需要点击该窗口左下角的【更多】按钮，展示完整数据
• 在弹出的【定义新多级列表】窗口中，修改相关格式：
  
• 直接点击【2】修改二级标题的的多级列表格式，其余目录以此修改
  
• 修改完成后，点击【定义新多级列表】窗口左下角的【确定】按钮，修改结果如下所示：
  

2.4、设置正文格式

• 鼠标单击选中目录下的正文；
• 右键样式窗口中的【正文】；
  
• 并选择右键弹窗中的【修改选项】，并修改相关格式；
  
• 在正文处输入相关数据后，结果如下所示：
  

2.5 设置表格边框

• 点击表格左上角的选择按钮，全选表格
  
  
• 点击【段落】窗口中的【边框】下拉按钮，并点击选择【边框和底纹】；
  
• 在弹出的【边框和底纹】窗口中，将宽度设置为1.5磅，并点击选择左侧的上下左右四个边框；
  
• 将宽度设置为0.7磅，并点击选择左侧的横竖两个边框，并点击【确定】按钮；
  
• 结果如下图所示：
  

2.6 设置表格段落样式

• 全选表格内容，点击【段落】窗口做小脚的【段落设置】小图标，并设置相关格式；
  
• 结果如下图所示：
  

2.7 插入表格题注

• 全选表格；
  
• 点击菜单栏中的【引用】，并点击工具栏中的【插入题注】按钮；
  - 在弹出的题注窗口中，设置题注格式；
  
• 添加题注后，结果如下图所示：
  
• 选中题注，并在开始菜单栏中的样式窗口中修改【题注】的样式；
  PS：如果修改完【题注样式】后，表头样式未发生改变，则需要选中表头内容后，重新点击样式栏中的题注，为表头重新设置样式。
  
  
  

2.9 设置图片格式，并插入题注

• 单击选中图片后，点击【段落设置】，设置相关格式；
  
• 单击选中图片，点击菜单栏中的【引用】，并点击工具栏中的【插入题注】按钮；
  
• 选择【图】标签，位置选择【所选项目下方】，勾选【包括章节号】（当没有图标签时，可以点击【新建标签】按钮，手动新建）
  
• 新增图注如下图所示：
  

3、小技巧

3.1、删除页眉横线

• 页眉横线展示：
  

• 双击页眉，进入页眉和页脚设置模式；
  

• 点击Word菜单中的【开始】选项；
  

• 点击【样式】窗口右下角的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，点击【清除格式】选项;
  

• 删除后，成果展示：
  

3.2 在指定位置插入页码

当以指定页为起始页插入页码时候，需要在前一页插入【分节符（下一页）】，具体步骤如下：

• 鼠标光标先定位到待插入分页符的位置；
• 点击菜单栏中的【布局】，点击【分隔符】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择分节符中的【下一页】；

此处需要根据第1章调整显示选项，才能显示分节符

• 双击进入下一页的【页眉和页脚】页面：
  
• 点击工具栏中的【页码】，在弹出的下拉列表中点击【】

• 选中插入的页码，点击取消【链接到前一节】；
• 点击工具栏中的【页码】，在弹出的下拉列表中，选择【设置页码格式】；
  
• 具体设置如下图所示：
  
• 插入页码的最终结果如下所示：
  如果需要设置页码的文字大小等样式，可以参考正文，选中页码，在【开始】中的字体和段落样式设置即可
  
• 此时，全选文档，右键后，在弹出的右键菜单中，选择【更新域】，即可跟新目录中的章节页码。

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总结

很多小技巧一次不能整理完毕，以后还会整理持续更新。
如果有疑问的，可以私聊我，我1到2天内就会抽时间回复哈.
希望这个文档能给小伙伴门带来一些帮助。

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