如何保护客户数据并降低合规风险

如何保护客户数据并降低合规风险

保护客户数据和降低合规风险通常是金融行业企业（从银行到投资公司，再到小型，中型和大型企业的财务部门）最关心的问题。

当财务文件是以纸质形式出现时，这些担忧会成倍增加，因为纸质文件通常很难查找、容易失去跟踪、复制成本高、分发耗时，如果时间久远，纸质文件则会造成负担。

这就是为什么那些寻求控制财务信息和减少合规性问题的企业转向文档管理软件寻求帮助的原因。

银行、投资公司或财务部门考虑 DMS（文档管理系统）

财务产生的文件包括从会议记录、演讲和研究到咨询协议、投资组合建议和资产配置的所有内容。财务部门收到的文件包括从账户文书工作、客户信函和时事通讯到投资报表、评估和纳税申报表的所有内容。

虽然这些财务文件有助于了解哪些纸质文档过滤进出您的业务，但了解每个文档附加了哪些规则和法规也很重要。这使您的企业能够以安全可控的方式处理这些文件。

金融机构的文档管理所做的是自动将这些规则和法规应用于每个文档以及文档所属的工作流。这降低了您对保护客户数据和降低合规风险所需的关注，提高强了您为客户提供更好、更高效服务的能力，同时消除了基于纸张的成本并提高业务的完整性。

DMS（文档管理系统）对金融机构的优势

借助数字文档管理系统，能够在安全的电子存储库中存储和检索文件，从而防止错误归档，简化与电子文档相关的工作流程。

文档管理系统可以提高您公司的利润，增强您与客户的关系，并提高您遵守行业合规标准的能力。

DMS（文档管理系统）如何加强常规合规准则

出于各种原因，文档管理软件通常意味着更好的合规性控制：

• 按需快速检索文档和相关文件
• 使用原始写入和编辑日期建立审计跟踪
• 确保文档管理系统中所有文档的准确性、可靠性和完整性
• 防止未被检测到的和未经授权的人员创建（或编辑）客户和公司信息
• 轻松将财务文档与其他公司文档交叉引用

总体而言，文档管理技术可帮助您的公司遵守合规标准的法律、规则和法规。确保对存储在系统内的所有文档进行适当的监督和监视。

文档管理软件对金融机构的好处是双重的：首先，您可以更好地调整业务流程和行为达到保护和控制客户数据的目的；其次，您可以利用技术来展示合规行为。