• 闲人闲谈PS之三十四——项目成本费用控制阈值


    **惯例闲话:**最近有小伙伴问闲人有没有PS顾问资源,闲人问了一圈,结果发现都没有档期,不免让闲人有些失落,好心答应帮忙,结果帮不上…但是隐隐约约觉得在几年前说的话被应验了,PS模块一定是个热门的模块。但是需求面形成的反差,整体上市场需求对PS顾问的要求越来越高,对知识面和业务经验超过了其他模块,这也是另外一个层面的资源短缺。另外一个层面,PS这个模块是否能被客户广泛的认可,一定是靠着每一个基础扎实、能力过硬的顾问来把这个市场做大,做好。团子和闲人所建的PS顾问群,现在已经初具规模,小伙伴在群里分享知识,闲人相信,在不久将来,PS一定会和其他模块一样,站着和客户说话。

    闲话到此为止,聊聊SAP的项目预算。

    概念

    笔者在这篇文章标题用了控制阈值,对应SAP系统的项目预算。笔者用这个标题,是为了区分实际业务上的预算概念。SAP的预算是属于财务的范畴,是监控业务实际发生时是否超阈值的控制机制,逻辑相对成本计划而言,较为简单和纯粹。

    业务应用场景

    预算管理部门编制完成预算后发布,发布后,对实际业务监控和预警。当实际业务发生的金额超过设定的阈值,监管部门(通常是财务部门)给出超预算信息通知相关部门调预算或驳回相关费用审批事项。需要注意的是,在没有信息系统的时代,预算的管控往往事后机制,只有费用发生了,到了财务报销,才发现已经超预算。因此预算管控的策略,事前,事中,事后,事前控制是最有效地手段,事中次之,事后则只能作为一种分析的手段,亡羊补牢。业务部门希望实现的是,在业务部门开始做物资申请的时候,就监控是否超预算。

    在这里插入图片描述

    相关配置

    第1步: 预算参数文件配置
    操作路径 项目系统->成本->预算->维护预算参数文件
    事务代码 SPRO
    配置说明 SAP经典的参数文件配置,预算的核心配置
    配置内容:
    配置路径如下:
    在这里插入图片描述
    配置清单新建条目ZGC001,预算参数文件详细配置参数如下:
    时间框架-过去,将来,开始,总计值,年度值:和成本计划的说明相同,控制在事务码CJ30,CJ31,CJ32中的显示和维护。
    程序类型预算:和IM(INVEST MANAGMENT)投资管理模块的集成点。后续本文单独章节介绍,在电网、能源等投资为主的企业,应用较为广泛。
    可用性控制的几个参数是核心配置点:活动类型,预算的生效机制, 三个选项,0不能激活,表示不生效。1在预算分配期间自动激活,表示自动生效,每次承诺、实际成本更新实时监控;2后台激活,表示只有在超预算的情况下才生效?。一般选择1自动生效。
    分配控制:总计,勾选表示,用总计值控制。
    作业控制-下达,勾选表示,需CJ32批准之后方生效。
    预算货币:和成本计划的说明相同。值注意的是,汇率波动会带来货币换算产生差异,更加验证了预算的口径应保持一致性。笔者建议,采用控制范围货币。
    在这里插入图片描述
    第2步: 预算参数文件分配给项目参数文件
    操作路径 项目系统->成本->预算->规定项目定义的缺省预算参数文件
    事务代码 SPRO
    配置说明 SAP经典配置方法,项目的预算监控策略分配
    配置内容:
    预算功能对项目参数文件生效的核心配置。操作完成之后,可以在项目参数文件配置界面,看到预算参数文件已配置完成。
    在这里插入图片描述第3步: 强弱预算控制机制配置,
    操作路径 项目系统->成本->预算->定义容差限制
    事务代码 SPRO
    配置说明 超预算是否允许业务继续流转,以及预算警告的提示点
    配置内容:
    配置路径如下:
    在这里插入图片描述在这里插入图片描述配置参数说明如下:
    范围:成本控制范围
    参数文件:预算参数文件。笔者建议,预算参数文件的配置清单按照预算强弱控制分类来配置。
    作业:预算监控的单据范围,是预算的核心配置点之一。事前事中事后的配置落地,体现在此项配置中。
    在这里插入图片描述操作:超预算提示方式。1警告,仅黄色警告提示。弱预算控制时设置。2带有寄给负责人的警告。属于弱预算控制,将超预算信息发送给项目负责人。项目负责人配置项OPS6中配置。OFFICE用户中将SAP用户账号分配给项目负责人。 用户可以在业务工作台中看到超预算信息。
    在这里插入图片描述

    同时,可以将超预算信息邮件形式发给用户,需要账号维护电子邮件地址,配置一个公共邮箱地址作为发送方,可收到超预算的邮件。

    在这里插入图片描述
    消耗:预算警告信息的触发点,按比例,例如,配置100,表示预算占用在100%的时候,发送预算即将耗尽的提示信息。
    绝对公差:预算警告信息的触发点,按绝对值金额,例如预算金额10000,设置为-2000,表示预算占用8000的时候发出发送预算即将耗尽的提示信息。金额的货币单位和成本控制范围货币保持一致。

    第4步: 预算豁免
    操作路径 项目系统->成本->预算->指定豁免成本要素
    事务代码 OPTK
    配置说明 排除不受预算监控的成本要素科目。在实际业务中,会存在不受预算监控的成本要素科目,比如在有些企业中,融资费用可以计入项目,但是在控制策略上不作为项目预算占用,再比如,一些循环物资,如货架,按项目采购,但是不计入项目预算占用,等等情况。
    配置内容
    本例中,将工程结算,工程毛利这些过渡科目作为豁免成本要素。消除预算对项目结算的影响。
    在这里插入图片描述

    其他模块协同配置

    在这里插入图片描述

    前台实现

    第1步:预算维护
    操作路径 后勤-项目系统-项目-项目构造器-财务-预算
    事务代码 CJ30
    操作岗位 财务预算岗位
    前置业务 项目预算A00版本下发
    操作输出 预算阈值生效
    操作内容:
    进入预算编制界面后,选择成本计划A00版本。
    在这里插入图片描述
    进入预算编制界面后,选择成本计划A00版本。参考A00版本复制到预算。点击全选-编辑-复制视图-选择计划总计-按100%复制-覆盖

    在这里插入图片描述复制完后即可保存,生成预算。
    第2步:超预算验证
    操作路径 采购申请,采购订单,财务凭证记账
    事务代码 CJ20N,F-02
    操作岗位 业务、财务部门
    前置业务 预算生效
    操作输出 预算阈值生效
    操作内容:
    1、网络活动上挂接物料创建采购申请(事前控制)。挂接物料需求,在SAP中属于承诺的范畴,关于承诺在下面章节会做详细介绍。WBS 12200000028A010预算金额为823.93HKD,物料编码100000000000000005,当前移动平均价266.66CNY,总占用预算2666.6*1.2 = 3199.92HKD,超预算金额 3199.92-823.93 = 2375.99 HKD。验证结果如下:提示超预算,点开顶层菜单附加-日志-成本计算,查看详细的超预算消息细节。
    在这里插入图片描述

    在这里插入图片描述
    2、财务凭证记账(事后控制)。财务记账900CNY,换算成港币900*1.2 = 1180HKD,超预算金额1180 - 823.93 = 256.07HKD。系统超预算警告信息和完全一致。

    在这里插入图片描述

    小结

    以上2种前台业务操作验证,接受预算的监控。经过测试,发现415Q转WBS,561Q期初初始化库存,不受预算监控。思考这个逻辑,要回归预算的源头,即预算的最终目的是控制企业的资源流出,在企业的层面,415Q,561Q不产生对外资源流出,即应付账款。所以从这个视角,很多看似不能理解的设定,具有合理的底层业务逻辑。笔者认为这是个值得启发的思路,在做业务蓝图设计,和用户解释清楚这种原始逻辑,容易做到抓大放小,跳出事无巨细,面面俱到的怪圈,让落地做到更扎实。

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