OA系统必备的五个基本要素

如果你正在寻找可以将工作流程提升到一个新水平的OA系统（或办公自动化系统），请查看其是否具备以下五个基本功能。

1、简单的工作流设计器

一个现代的OA系统应该从业务用户的角度出发。

当你坐下来试用一个OA系统时，先从制定自己的工作流程开始。系统使用操作简单吗？能直观创建完成流程所需的任务序列吗？如果不能在五分钟内弄清楚，则需要继续进行下一个选项。

好用的软件不应该决定你的企业应该如何设定其运作。相反，它应该帮助你的团队加强现有的流程。

2、移动兼容性

办公场景是移动的，所有办公工具也应该如此。无论是有远程工作人员，还是只是想在碎片时间审批，你选择的OA系统应该像在办公室电脑上一样顺利地工作。你的营销活动不能仅仅因为需要等待某人度假回来而被推迟一天。

你应该能够从一个安全的云端运行你的核心流程，并且永远不必担心你的数据在哪里或者谁在保护它。如果使用像8Manage OA这样的办公自动化系统，那么你就可以随时随地用手机查看营销计划并进行审批。

3、与其他软件的集成

OA系统并不是你运行的唯一软件。你已经拥有内部数据库、CRM、营销自动化工具和财务软件，而这仅仅是个开始。当依赖如此多的系统时，你需要一个不仅仅局限于自身的工具。

在所有软件中，OA应该是最容易与你的其他工具集成的。否则，你就无法将数据从一个系统推送到另一个系统。

在进行评估时，看看OA系统提供了什么样的预集成，或者它是否利用了连接到集成工具的优势来打开对成千上万的其他云工具的访问。

4、报告和分析

怎么知道办公自动化是否产生了效果？你不能只根据团队的满意度来评估流程的表现。数据是最终的决策者，比较一个流程的历史、速度、结果的质量等对你的企业来说都很重要。

采用另一个软件来衡量你的工作流程数据，既费时又没必要。为什么不使用一个内置报告和分析功能的软件呢？现在最好的OA系统都配备了这种功能，作为其基本产品的一部分。

5、访问控制选项

就像限制进入办公场所一样，你也应该为所有业务工作流程设置访问权限。

一个好的工作流程自动化系统了解这种敏感要求，并将访问控制作为其整体功能的一部分。在为你的企业考虑OA系统时，不要忽视这一功能。

理想的OA系统

高效的OA系统帮助企业消除耗时和重复性任务，在降低运营成本和提高员工效率方面发挥着重要作用。

8Manage OA是新一代的移动协同办公系统，为不同组织机构间构建起紧密联系的桥梁纽带，实现信息化、自动化办公的同时，与实际业务相连，适应现代办公需求。它在上述基本要素外为你提供以下功能：

● 电子沟通和协作工具

8Manage OA在整个企业内提供无缝且持续的沟通流程，从而提高前台和后台的工作效率。尤其是需要远程工作时，沟通变得比以往任何时候都更具挑战性。

通过自动化审查和批准流程，8Manage帮助你的企业消除瓶颈。员工无需通过电子邮件或电话向管理层索要签名，只需在办公室或在家中提交请求即可。指定方收到电子通知，请求方轻松跟踪状态，无需不断跟进。8Manage OA甚至可以帮助计算每个审批人的置存期，并相应地提醒审批人。

● 电子表格和工作流程

8Manage OA 允许你为不同的目的定义不同的表格模板，例如客户管理、IT 服务、采购请求和员工调查及其相关的工作流程。8Manag办公自动化系统轻松存储、搜索和检索这些管理表格及其相关文档。更重要的是，它通过维护审计跟踪和消除手动数据输入任务来提高合规性。

● 电子办公管理

8Manage OA 提供调度和任务管理功能。通过任务管理，组织可以轻松分配和监控任务，以及收集和分析绩效数据。系统允许你实施流程级别的改进，使办公自动化更进一步。

总结

在当今的数字时代，OA系统为各种规模的企业提供了许多好处。实现办公自动化可以节省大量时间和金钱，让员工专注于真正为企业带来价值的事情。