如何创建项目变更管理流程？

任何项目变更管理流程中必须包含四个基本步骤：请求、审查、解决和修订。为了使这个过程有效运作，本文将概述每个步骤的重要注意事项。

请求：如有必要，请求对项目进行修改
 
谁去做：在大多数情况下，建议允许与项目有关的任何人提交变更请求。伟大的想法可以来自于项目变更的对话。
 
怎么做：应该有一个提交变更的合法程序。目标是提供一个简单的结构来接收变更请求，以便团队继续前进，而不是绕圈子。至少，请求应该包含对提议的变更的描述，以及需要变更的原因或进行变更的好处。
 
审查：审查提议的变更的影响
 
谁去做：当提交了变更请求，就需要有人来评估提议的变更的影响。很多时候，项目经理会承担这项任务，但也可以分配给可能更有资格的人。在大多数情况下，除非项目规模很大，否则建议在你的团队中有一个人负责审查所有的变更请求。
 

怎么做：考虑总的影响很重要，因此要考虑变化将如何影响范围、进度、财务、风险和团队。重要的是，这个过程是公正的。这里有一个简单的分步审查过程，可以根据你的需要进行修改或调整。

通常情况下，可以使用某种类型的变更审查表，用来组织审查。你可以选择让提交申请的人填写此表格的一部分。
 
然后，需要有人来分析这个请求。以下是你可能希望在表格中捕捉和分析的一些领域，有些需要进行实际的数据分析：
 
● 对提议的改变的描述和需要变更的原因。（这应该在请求中得到体现。）
● 对范围内含物和排除物的提议变更。（应该与客户确认你对此的理解。）
● 复杂度的预期变化（在这种情况下，复杂度泛指你目前使用的任何估算方法，无论是实际工期、故事点、理想天数，还是其他一些定义的单位。）
● 对完成日期的预期影响。(考虑对团队的任何影响，考虑其他的工作量、假期安排等等）。
● 对预算的预期影响。(考虑到可能有一些变化实际上会减少成本或消除范围。）
● 对风险的任何影响。(在这一点上，至少应该对新的风险进行定义、记录和讨论。）
 
与团队一起审查修改建议，征求意见。有些企业可能会选择跳过这一步，或者将这一对话与计划对话结合起来，以尽量减少会议时间。你所定义的过程应该有一些指导，说明什么时候团队审查在这个阶段是重要的。
 
解决：决定是否应批准提议的变更
 
做出决定后，你需要一种方法来传达这个决定。如果是已批准的项目，你可能希望等到项目被重新规划。这可能就像让请求日志包含一个决策列一样简单。
 
谁去做：每个企业都是不同的。是否批准变更的决定可能由客户、项目发起人或变更管理委员会做出，这取决于项目请求的性质。
 
怎么做：如果你已经适当地定义了 "谁去做"，并且有一个强大的审查过程，"怎么做 "就很简单了。
 
修订：修订项目计划
 
没有修订步骤，任何变更管理过程都是不完整的，在这个步骤中，批准的变更被纳入项目计划。
 
谁去做：一旦决定改变项目计划，必须有人负责修改项目计划。根据变化的复杂性，这可能是整个团队的工作。
 
怎么做：这个方法与你计划项目时的情况类似。你需要：
● 使用修改后的范围来分解项目
● 完整地定义新的活动
● 酌情删除活动
● 审查和分析修订后的预算
● 重新评估风险
● 审查此变更对进度的影响，确定修订后的计划完成日期
● 向团队传播修订后的项目细节
 
利用项目管理软件管理项目变更
 
有效的变更管理流程依赖于支持活动和软件工具，这些活动和软件工具通常由变更管理团队或其他利益相关者使用和管理。
 
8Manage PM项目管理软件是一个工作执行平台，为 bug 的修复请求、项目团队正在开发的产品或系统的变更请求提供变更请求工作流。
 
该软件确保变更请求的所有细节得到充分的阐述，以及各方对预期的内容达成一致意见。当变更请求必须提交时，明确而详细的信息使风险的识别更加容易。
 
在8Manage系统中，变更请求可应用于记录项目WBS的更改，变更的影响信息和变更请求永久关联。当项目人员需要找出某一个或一系列变更请求的变更影响，他们只需输入变更请求的编号，系统就会自动显示它的变更影响信息。
 
提出变更请求后，8Manage PM项目管理软件提供多方工作流程用于沟通、控制并确保有效地满足变更请求。
 
借助专为满足团队需求而设计的灵活平台，并随着这些需求的变化进行调整，8Manage PM项目管理软件可让你随时随地轻松规划、捕获、管理和报告工作，帮助你的团队提高效率并完成更多工作。