业务数字化管理合同的 3 个核心组成部分及其如何降低您的运营成本

如果您的合同管理活动会增加成本并使您的公司面临不必要风险，那么确实没有必要坚持了.那么，为什么您的组织仍在使用手动流程？ 数字合同管理要好得多——越来越多的公司及其合同经理都表示同意。

根据 World Commerce and Contracting（一个在全球拥有 70,000 名成员的贸易组织）最近进行的一项会员调查：

• 81% 计划实施合同自动化；
• 84% 的人经历过简化合同的压力；
• 48% 经历面临与价格变化和交付条款相关的挑战。

现在是摆脱手动流程限制的时候了！ 这是优化财务和运营绩效及业务增长的关键.通过数字合同管理，您可以全面了解合同管理生命周期，监控每个阶段的进度。

自动合同管理确保您的团队通过其自定义用户访问权限、电子签名验证和自动保留计划满足合规标准.此外，还可以为您节省资金，因为自动批准和续订通知可以确保您不会为不再使用的服务的自动续订付费、继续为已取消的合同付费或让基本合同失效。

数字化如何成为有效合同管理战略的基石

1.为了更快地从想法到契约，您可以：
简化合同制订过程的机制；
使用合约模板加速和规范合约创建；
采用一致的合同结构；
自动通知项目重要事件和续订期限；
使用有效的电子签名；
确保授权的远程员工可以随时随地处理合同。

2.要创建清晰的可审计记录，您可以：
轻松跟踪谁同意什么以及何时同意；
维护所有版本并记录更改以及更改者；
确保已签署的合同安全且不可更改；
以具有冗余备份的安全电子形式存储所有合同、草稿、图片和协议；
保护机密的合同信息。

3.要识别趋势、发展洞察，您可以：
确保以一致的流程开发和执行合同，并安全地存储在中央数据库中以供立即访问；
识别未完成合同中的业务风险和机会，并利用这些情报来推动业务决策。

自动化和保护合同管理流程的风险/回报是巨大的。不再依赖 Excel 电子表格或记在某人日历上的笔记.通过每一步自动化，您可以避免延误、对不再使用的服务和商品及时停止付费、改善团队协作。

文档管理降低您的运营成本

正在寻求降低成本和最大化生产力方法的 CFO 和 CIO 已经知道，良好的文档管理在几个月内就能收回成本.数字文档管理（有时称为“企业内容管理”或 ECM）通过自动化工作流程和消除耗时的手动任务来减少工时和成本。
在研究投资文档管理的成本效益的 ROI 研究中，Nucleus Research 发现中小型企业 (SMB) 每花费 1 美元可获得 8.55 美元的回报。他们的报告揭示了中小型企业开始节省每一美元并赢回员工时间的主要好处和最佳实践。节省运营成本的五种方法：

1、仓储成本
从基于纸质的流程切换到数字文档管理，意味着您不再需要支付在现场或场外存储和维护业务记录的硬拷贝的费用。

2.复印和印刷费用
数字文档管理消除了打印和归档纸质文档的需要.在当今的远程工作环境中——数字文件可以安全、即时地共享——这就是我们所需要的——而不是打印副本。
借助文档管理系统，从信件和电子邮件到发票和合同的所有内容都以数字格式存储.这些电子文档的当前副本存档在系统的集中存储库中，可供所有授权用户使用.版本控制确保每个人都在处理一个单一的、最新的文档.结果就是您的员工可以节省时间，您的公司可以节省打印、耗材和设备方面的资金。

3.员工时间
员工花在存储、检索和共享文档上的时间更少.使用手动纸质系统需要几分钟或几小时才能完成的任务，使用数字文档管理系统只需几秒钟.这对人力资源部门来说是一个巨大的优势.他们可以简化招聘流程； 自动化所有入职任务； 保护加密存储库中的员工文件，以满足隐私和监管要求； 并监控他们的绩效评估时间表.HR 员工还可以通过使用 Web 表单捕获员工数据来消除冗余数据捕获。

4.业务流程成本
自动化工作流程简化了会计、销售、客户服务、人力资源和其他部门的业务流程.利用优化的工作流程管理系统可以加快收款速度、降低采购成本、提高客户满意度并提高员工保留率。

5. 安全和灾难恢复成本
当您使用基于云的解决方案时，备份您的文档是一件轻而易举的事。DocuWare Cloud 等文档管理系统通过文档和通信加密保护关键业务信息；客户数据与系统数据分离；安全的数据存储。

多个数据冗余实例确保即使活动系统不可用也可以恢复数据。移动用户也可以安全地访问必要的数据.此外，凭借强大的日志记录和分析功能，组织可以记录谁访问、更改或删除了文档以及何时访问。