文档管理系统对会计部门的重要性

文档管理系统对会计部门的重要性

您存储会计凭证的方式对您提前计划的能力有巨大影响。当文档难以找回或丢失时，可能会在下次审核期间产生严重问题，并限制您进行详细成本分析和计划预算的能力。有效管理会计文件以满足法律和监管要求应该是每个会计部门的核心优先事项。

安全存档技术通过保留文档和数据来支持这项工作，使您的组织能够更好地跟踪应付账款、应收账款、运营和资本支出以及现金流。准确地索引使文档易于搜索、快速检索。明确定义的访问权限、严格的信息组织和高级安全支持法规遵从性计划（如 GDPR、HIPAA 和Sarbanes-Oxley法案）简化机密文档的保留策略的实施。

使用文档管理系统存储会计文档使会计部门能够通过以下五种方式更好地控制数据：

1.准备审计

如果你有一个基于纸张的系统，审计对你的会计部门和审计师来说通常都是折磨。下面的场景是不是很熟悉？审计员要求查看您 2021 年的所有发票，您让他们访问您的物理文件柜。审计员坐在一个房间里，浏览纸质文件。然而通过数字化，审计人员可以对他们需要审查的文档进行可搜索的访问。
使用文档管理系统，您的会计部门可以更好地准备，因为可以通过您定义的搜索条件立即检索文档。这使您的团队能够快速响应审计员的请求，并更好地控制您的业务信息。每个文档捕获、版本和注释都会被记录下来，实现完整的可追溯性，每个工作流程步骤都会被记录下来以实现流程透明。

2. 创建审计跟踪

创建审计跟踪：会计文件、数据和财务信息通常是高度机密的。了解谁访问了会计凭证很重要，尤其是上市公司。为了遵守Sarbanes-Oxley法案，公司需要非常详细的审计跟踪，而这种跟踪只能通过文档管理来创建。电子审计跟踪提供了保护措施，确保您拥有可靠的历史记录，了解谁在访问、打印或编辑您的财务记录，在发生欺诈或其他保密问题时帮助您明确责任。

3. 启用自动保留计划

启用自动保留计划：使用基于纸张的系统强制实施文档保留计划是一个繁琐且耗时的过程。您的员工必须手动跟踪每个文档的年限并按日期对其进行排序，然后记住根据行业、州和联邦立法按期丢弃文件。

使用文档管理系统，可以轻松捕获存储日期和发票日期等信息，并使用这些数据启动自动化工作流程。在文档系统中，您建立的业务规则指定您需要保留不同文档类型（如发票和财务报表）的时间，系统会自动清除企业不需要保留的文档。文档管理系统提供了工作流工具，可在预定时间启用保留和销毁，保持您的业务合规性并免受诉讼。

4. 支持详细的成本分析

当您的组织进行成本分析时，您的员工通常需要访问未存储在企业资源规划 （ERP）系统或会计系统中的信息。您的付款详细信息通常在发票和其他证明文件中。

许多公司仍然使用电子表格软件来跟踪从ERP和其他商业软件中提取的数据，这不是报告和分析成本的理想方式。在处理复杂数据时，使用具有严格安全标准、版本控制和强大集成功能的软件解决方案在确保记录的数据准确方面大有帮助。会计团队应该创建场景，规划和分析项目的数据，而不是专注于协调数据并检查其准确性的机制。与您的技术基础架构集成的文档管理解决方案使详细的成本分析变得更加容易和可靠。

5. 提供更多基于事实的预算规划

更多基于事实的预算规划：当您的公司制定预算时，您需要访问比财务报表更深入的信息，以规划未来的资本和运营成本。财务报表显示您在某一年花费了多少。如果你想知道一个数字背后的是什么，你还需要分析相关文档。这种透明度的提高将使您的部门经理和执行团队能够评估上一年的支出模式在来年是否相似，并更明智地计划是保留还是更改服务。

您在存储会计凭证时使用的流程对您控制影响利润的信息的能力有巨大影响。通过使用像DocuWare这样的文档管理系统，文档可用于即时检索，改善潜在审计的结果，并提高预算计划和成本分析的准确性。