您的企业内容管理（ECM）系统对敏感信息的保护程度如何？

您的企业内容管理（ECM）系统对敏感信息的保护程度如何？

在保护公司的宝贵文档和机密信息方面，仅仅专注于防止黑客入侵和网络攻击是不够的。
根据AIIM最近的一份白皮书，您自己的员工可能会在不知不觉中将您的业务信息存储在易受攻击的云系统或移动设备上，从而将您的业务信息置于危险之中。许多组织的解决方案是通过数字文档管理或企业内容管理（ECM）系统保障基于权限的安全性。

AIIM报告称：“人们早就意识到，加密静态内容和动态内容（尤为重要），是保护敏感内容和有可能受到破坏的内容的唯一方法。但是，我们不建议在存放敏感文件的地方周围建造保护墙，而是将安全性嵌入到文件本身中？”

要了解企业内容管理（ECM）系统如何保护公司的业务文档和数据，区分保护访问和数据安全非常重要。

防止未经授权的访问
典型组织中的员工（尤其是知识型员工）处理复杂的流程受到各种规则和法规的约束。为了执行日常任务，他们需要授权才能使用文档和 IT 功能等特定资源。权限管理使用一些限制来确保只有授权人员才有权执行某些操作（例如查看或编辑文档），同时保持对每个人的透明度。

您的企业内容管理（ECM）系统应包括一个完善的权限系统，用于跨用户、跨组访问文档。在一个好的系统中，您将可以使用灵活的过滤器函数来定义对每个单独文档的访问，还可以调整某些操作（例如读取、编辑、标记、导出等），以实现更详细的控制。对于特别敏感的数据，需要一个能使您切换到高安全性模式的企业内容管理（ECM）系统，在该模式下，文档被进一步加密，系统管理员甚至都无法访问它们。

通过互联网的通信，从浏览器客户端到服务器以及各种文档管理组件，是通过HTTPS和SSL协议进行保护的。

防止数据丢失
备份数据对于在发生火灾或洪水损坏办公室和本地服务器时保护您的业务至关重要。但是，仅仅拥有企业内容管理（ECM）系统中所有文档的备份副本是不够的。如果您没有数据库和索引标准，那么留给您的将是毫无差别的大量文档，并且很难找到您所需的内容。

大多数ECM 系统将文档和索引标准存储在同一个数据库中，这往往会对速度和性能产生不利影响，或者它们使用专有系统，使您的公司依赖其产品。更好的方法是使用通用数据格式而不是专有系统，并在与实际文档分开的数据库中保护索引标准。这使您的公司可以使用基本的备份解决方案来备份文档和数据库。

其他要考虑的数据安全策略包括重复索引数据和归档复制。在极少数情况下发生数据库错误时，重复的索引数据使还原数据库变得相对容易。通过存档复制功能，并行的存档被放置在世界的某个地方，并定期与主存档保持同步。此策略在整个ECM系统发生故障或遭受损坏时提供了增强的安全性。另一种选择是将文档作为包括数据库和搜索应用程序的自运行存档传输到外部硬盘驱动器或DVD。

总之，访问安全确保只有授权用户才能访问给定的信息，而数据安全可以在发生自然灾害时防止数据和文档丢失。两者都对于保护公司信息至关重要，并且通常是遵守政府和行业法规所必需的。

DocuWare平台通过现代云基础设施实现面向未来的数字化
通过安全的多租户云环境最大限度地减少财务和技术障碍。依靠可靠的解决方案来保护您的信息，随着您业务的增长和公司的发展而扩展。

最高安全性——DocuWare平台保护您的文档和数据

-位于美国、欧盟、日本和澳大利亚的高安全性数据中心
高级加密标准 (AES)
仅 HTTPS 通信
严格的数据分离

最高的可扩展性——DocuWare平台支持任何形式、任何规模的团队

• 微软 Azure 平台
• 多租户架构
• 在需要时增加用户和存储空间
• 与其他云应用程序和本地系统的集成和数据交换

最高可用性——DocuWare平台始终确保业务连续性

-稳定的负载分配和性能调整
连续记录
实时安全分析
24/7 监控和系统支持

如需了解更多信息，请在评论区留言。