文档管理使人力资源部门受益的 7 种主要方式

文档管理使人力资源部门受益的 7 种主要方式

在 COVID-19 大流行期间，人力资源 (HR) 必须迅速调整工作重点，将其活动重点重新放在远程劳动力的需求上。尽管许多员工继续在家工作，但安全的工作场所重新开放也是人力资源部议程上的重要项目。随着您的组织应对不断变化的经济和社会条件，用数字工作流程取代纸质流程将使您能够专注于帮助员工应对新的工作挑战。

当 HR 的管理职能是基于纸质的或依赖于诸如 Excel 电子表格、共享驱动器和无法共享数据的软件等不连贯的技术时，工作既费时又费力。借助办公自动化软件，您和您的人力资源团队可以专注于诸如员工敬业度等战略问题，通过安排虚拟活动和培训来维护公司文化，并在出现工作场所问题时提供快速响应。

办公自动化影响的关键领域
用自动化取代纸质流程意味着提高从招聘和入职到离职等流程的效率。这里简要概述数字化的文档管理系统对某些功能产生的重大影响。

1.疾病控制中心健康筛查管理要求：
人力资源部门通常发挥领导作用，提供一种安全的方式来筛查员工和访客，以便在他们进入您的办公室之前确定他们的健康状况。这些预防措施非常明显，并向员工保证重返工作岗位是安全的。通过电子表格和自动化工作流程自动化此功能可提供非接触式入住/退房、特定时间谁在大楼内的记录以及州和联邦准则得到遵守的证明。如果需要追踪接触者，这些信息将被保存、可搜索并且随时可用。

2.为远程员工提供服务：
数字文档管理在加密存储库中保护员工文件，并通过受控访问权限保护他们。在家工作的员工可以轻松访问福利信息，包括医疗保健和儿童保育灵活支出账户、员工援助计划和休假请求。您的人力资源团队不仅可以在任何地方和任何设备上查看文档和工作流程状态，而且员工可以安全地访问他们的个人记录。员工自助服务和对信息请求的快速响应为员工和您节省了时间和精力。

3.员工记录管理：
文档管理解决方案可轻松适应您的公司记录管理政策和程序，随着您的组织发展而扩展，轻松适应您独特的人力资源工作流程，并与其他系统集成。它还减轻了 I-9、工资税和工人赔偿索赔等内部或外部人力资源审计的压力。

4.管理政策和程序：
当 HR 推出新的政策和程序时，文件管理软件使分发更容易，并提供审计跟踪。电子表格使获得员工签字的速度更快、更容易且更具成本效益。

5.招聘：
现在大多数招聘都是在线进行的，自动处理通过电子邮件发送的简历、查看简历并将适当的简历发送给招聘经理就更有价值了。内部电子简历分发可确保面试求职者的每个人都可以访问这些信息。在人力资源工作流程效率方面，以电子方式设置招聘审批使流程一致且可重复，同时创建所有招聘活动的审计轨迹。

6.入职：
新员工在组织中度过的前 90 天通常决定了员工成为敬业成员的速度。一些在网上接受面试的新员工在开始工作之前可能没有机会见到你或他们的上司。入职程序自动化可确保新员工感到受欢迎并做好准备，使他们在工作的第一天没有压力且富有成效。为确保涵盖所有基础信息，您可以创建所需任务的入职清单，包括就业确认、保密协议、员工手册和初始培训计划。您可以轻松管理新员工配置，为员工提供开始工作所需的所有物品——即使这些物品被送到他们的家中，而不是送到办公室。

7.绩效管理：
通过自动化，您可以自定义绩效评估模板并设置自动审查的日期，同时捕获和存储所有信息。招聘审查、工资批准、年度加薪和基于绩效的加薪都被简化为高效的工作流程，有利于企业和员工的提升。另一方面，如果您正在处理绩效问题，您将拥有清晰、一致的文档记录，详细说明员工的工作记录。

Young Automotive公司如何将远程员工的招聘和入职工作自动化
DocuWare 的客户 Young Automotive集团由遍布犹他州北部和爱达荷州南部的 15 家汽车经销商组成。该公司需要一个文档管理系统来管理其人力资源入职和招聘工作流程，这曾是一个复杂的纸质流程。员工需要出差到公司办公室完成入职任务。员工和企业普遍都有挫败感，而且访问文件也受到限制。

当 Young Automotive 集团实施 DocuWare Cloud 时，求职者和新员工的所有电子表格都被上传到他们的简历中心软件中。然后，管理人员可以在决定雇用申请人后，自动将表格发送给申请人。每个表单都用于触发 DocuWare 中的自动化工作流程。现在HR和员工之间有了可靠的沟通； 本地经理通过远程访问数字化方式，对员工的记录有宝贵的洞察力。

DocuWare 允许人力资源和工资部门从一个集中的数字位置控制文档和信息的流动，从而提高了他们的生产力。使用 DocuWare 表单和工作流，他们拥有在入职期间捕获所有员工信息的完整流程，创建所需的文档进行处理，并将关键任务交付给所有远程员工，使流程高效且可预测。

人力资源的角色将随着新常态的到来而演变
即使我们达到新常态，人力资源部门仍将继续满足远程工作人员和返回工作场所的人员的需求。根据普华永道 2020 年 6 月的一项美国远程工作调查，办公室工作人员表示，即使在 COVID-19 不再构成威胁之后，他们也希望能够更频繁地在家工作。调查受访者还报告说，他们怀念与同事的互动，并且正在或计划至少部分时间回到办公室。

在当前充满挑战的环境中，企业不能再因纸质流程而放慢速度。这在人力资源部门尤为重要。将与简历、申请、入职表格、工资单报告和税务表格以及绩效评估相关的流程数字化可以节省时间并且更具成本效益。当您的部门被要求在不增加人员的情况下承担新职责时，工作流程数字化能使您的工作生活更轻松。