实施 ECM 系统的 6 大挑战——以及如何避免它们

实施 ECM 系统的 6 大挑战——以及如何避免它们

无论您是在经历与远程工作者相关的挑战后计划实现数字化、尝试削减成本还是寻找企业内容管理系统 (ECM) 保证行业的合规性，如果您的 ECM 计划没有经过详细的计划，您会陷入困境。为避免这种情况，请了解清楚您的需求，选择满足这些需求的解决方案，规划实施过程，然后测试并推出新系统。

成功的新系统带来了急需的功能并创建了提高效率、生产力和投资回报率的自动化流程。 然而，没有经过深思熟虑的实施往往是令人沮丧和具有破坏性的，会降低员工的接受度和员工正确使用新技术的机会。

让我们看一下实施 ECM 软件的一些典型挑战。 我们将解释这些问题是什么以及如何解决它们。 然后，您的员工将从一开始就对新解决方案有积极的体验。

1.选择能够满足未来业务需求的解决方案
从本地 IT 堆栈到按需云服务的转变是过去十年的事。 订阅服务是运营费用，而不是资本支出，仅在公司需要时才订阅，并且可以相应地进行预算规划。

不要在不考虑未来增长的情况下选择完全符合您当前业务需求的解决方案。 了解您的业务目标很重要，这样您就可以选择一个可以与您一起发展的系统。 这就是迁移到云提供了明显优势的地方。

基于云的服务非常适合各种类型的业务，无论他们期望增长和波动的需求还是持续的高需求。 增加容量和快速添加功能很容易。 您可以从小处着手并根据业务需要进行扩展。 您的公司还可以充分利用内部 IT 资源。 云服务将您的 IT 部门从管理系统升级、应用安全补丁和处理新的网络安全问题的责任中解放出来。
——所以他们准备好专注于战略项目。 云提供商还利用规模经济来提供大多数企业内部无法做到的安全性。

2.定义正确的范围
不明确的范围是导致您的项目失去动力的主要问题。 范围最好根据您打算包含的内容来定义，有时，同样重要的是，您打算暂时搁置或完全消除的内容。 范围是指哪些文件将在 ECM 中导入和分类，哪些部门将使用该软件以及他们的哪些流程将被自动化。

常见错误包括：

根本没有定义范围。 如果你不定义你的项目范围，每个参与的人都会做出自己的假设，而这些假设往往不一样。 因此，虽然您可能假设客户服务将在 ECM 中进行管理，但法律团队将被排除在外。 其他人可能会认为法律文件将成为最初推出的一部分。 当您开始设置工作流时，对其使用范围的不同理解可能会导致重大问题。

定义的范围太大或者太小。 通过计划一次将解决方案推广到整个公司，您可能会承担过多的责任。 在其他情况下，您的方法可能过于局限。 有人可能会决定只有会计信息会进入 ECM，但这可能意味着与会计部门交互的其他部门仍在使用纸质流程。 当您同时处理纸质文档和电子文件（例如电子邮件和其他文档）时。 很难快速访问这些不同的项目，这可能会导致额外的（和不必要的）工作。

当您不保持严格的界限时，就会发生范围蔓延。 也许您在下个季度确定在客户服务部门实施 ECM 的范围，然后再转向其他业务职能。 当人们对使用新的数字工具感到兴奋时，员工可能会要求您将超出您定义范围的流程自动化。 如果您屈服于这些请求，可能会显着降低整体实施的速度。

3.获得最终用户的认可

如果各级员工不接受新系统并认为它会产生积极影响，士气和生产力可能会受到影响。 通常，购买的最大障碍之一是缺乏沟通。 当员工不知道发生了什么或为什么会发生变化时，他们可能会潜意识害怕未知事物并紧紧抓住他们熟悉的流程。 定期沟通并准备好充分解释新流程的好处。例如，如果文档检索过去需要步行到文件室和进行物理搜索，而现在检索是即时的，那么自动化过程的价值是显而易见的。 帮助员工了解自动化如何让他们的工作更轻松，为您的大型数字化转型铺平道路。

4.在创建新工作流程之前对当前工作流程进行准确评估
公司可能期望自动化流程将成为其当前手动流程的镜像。 实际上，现有的工作方式只是一个起点。 有时，这些流程甚至没有充分记录，或者许多员工使用非正式的变通方法。 这就是为什么引进熟悉日常工作并能准确映射当前流程的主题专家 (SME) 很重要的原因。

从每个相关团队和职能部门中收集主题专家 (SME)。 与他们合作，准确了解当今的流程和工作流程如何运作，并确定关键步骤、瓶颈和挫折。 然后就如何改进这些流程进行头脑风暴。

5.从测试到快速上线
确定何时停止测试可能是一个巨大的挑战，因为它需要公司领导层、IT、自动化部门和您的供应商之间的清晰沟通和充分合作。

以下是需要注意的事项：
冲刺测试阶段。根据设计，部署办公自动化解决方案应该从创建测试系统开始，或者分几个阶段进行。 尽早并经常测试。 测试是避免以后可能导致业务中断的好方法。 测试运行使您能够解决悬而未决的问题并在定期审查会议上展示进展情况。

选择哪些员工将测试系统。 小心不要给人一种精英团体正在做测试的印象。 不要陷入只使用高管、部门经理和“最好的”员工来测试系统的陷阱。 假设是这些明星员工最有可能发现并指出问题，对吗？ 这可能会产生一种“我们与他们”的心态，使其他人对实施的热情不高。 这也不是找出所有潜在缺陷的理想方法，因为具有不同技能水平和工作职责的员工会发现不同的问题。

6.制定严格的政策和程序并定期更新
花时间全面创建政策和程序的书面记录，以及详细的技术文档，包括设计选择和系统配置设置。 这将有助于在职员工和新员工了解系统并解决问题。 至少每年回顾一次这些政策和程序，确保它们随着您的业务流程的发展而保持最新。

一旦您了解了您所处的位置以及您想到达的位置，您就可以很好地避免实施新系统可能引起的令人头疼的问题。 坚持你的计划，让每个人都参与进来，测试和记录你的流程，并看到公司有序高效地蓬勃发展。