数据分析之Excel的基本功能(上)

1. 数据分析

随着互联网+的不断深入，网络中的数据量飞速膨胀。身处信息的海洋，在这个数据高速爆发的时代，企业想要快速发展，不能只简单地靠历史的经验，想要快速成功，就要认清数据、企业、社会三者之间的联系，因此就出现了数据分析这个职业。尤其是在以数据驱动为首的百度、美团、以及京东等企业中，数据分析都扮演了重要的角色。现在的传统企业也慢慢意识到了数据驱动的重要性，大部分企业也都在学着用数据分析解决问题，或者提升业绩，这类公司在进行数字化转型。比如：银行企业的中国银联，交通银行的东方航空，通信行业的移动、联通、电信等都在通过数据进行探索。

1.1 什么是数据分析

数据分析是通过技术手段，对业务进行流程梳理、指标监控、问题诊断以及效果评估，它的目的是对过去发生的现象进行评估和分析，并在这个基础上对未来事物的发生和发展做出预期分析处理，以此指导未来的一些关键性决策。

随着数据量的不断增长，数据处理以及信息挖掘技术也在迅速发展，人们对于数据的处理也不仅仅是数据存储以及信息的简单探索，而是结合一些模型的应用进一步分析。虽然现在出现了大量数据分析技术，例如：Python、R等编程语言以及MySQL、Hadoop等数据存储技术，但是Excel凭借其操作简单、灵活以及宽广的覆盖面，在数据分析中占据着一席之地。

1.2 数据分析流程

数据分析流程可以概括为：分析目的、数据获取、数据处理(数据理解、提取数据、数据清洗)、数据分析、数据可视化、总结与建议(撰写报告)。

2. Excel

2.1 什么是Excel？

Excel是Office办公软件中的组件之一。Excel专长于对表格中的数据进行计算和统计管理，通常用于财务或其他数据管理的表格制作。同时Excel还有很好的可视化能力，可用于制作各种行业报告。

后缀名：.xls(老版)、.xlsx(新版)

2.2 Excel的基本功能

2.2.1 创建

大家是否清楚工作簿、工作表、单元格之间的关系呢？

创建工作簿：文件——新建——选择模板(或空白工作簿)

新建工作表：点击下方的小加号+，会直接创建一个新的工作表，默认名字为Sheet2

2.2.2 保护功能

2.2.2.1 保护工作簿

防止其他用户对工作簿的结构进行更改，如移动、删除或者添加工作表。

操作：审阅-->保护工作簿 (不输密码：取消的时候也不需要；输入密码：取消的时候必须输入保护的密码)-->确定

使用密码保护会更加地安全。

可以修改表中的内容等，不能添加、移动、插入、删除工作表。

2.2.2.2 保护工作表

通过限制其他用户的编辑能力来防止他们进行不需要的更改。

操作：审阅--> 保护工作表-->设置密码（可不设置）-->确定

若是在保护工作表的情况下，点击修改单元格的内容，会弹出如下提示框。这时，需要撤销对工作表的保护才能够进行修改。

2.2.2.3 保护单元格

防止数据被篡改。

操作：选中单元格单元格 --> 开始 -->单元格--> 格式 --> 锁定单元格(必须启用“保护工作表”才能使用该功能)、保护工作表

2.2.3 快速输入数据

2.2.3.1 填充柄的使用

💦填充句柄出现方式：鼠标选中单元格，将鼠标放在单元格的右下角，会出现一个黑色的十字架，这个就是填充句柄。

操作步骤：选中单元格，鼠标放置到单元格右下角后右键向下拖拽，选择对应选项。

等差数列，必须要选择两个单元格！！双击填充柄，可以自动填充。

2.2.3.2 快速填充

操作：从数据列后方相邻单元格输入内容，选中单元格，鼠标放置到单元格右下角后右键向下拖拽，选择对应选项。

注意：规则无法自定义，只能按照"自己"觉得的规律填充，不能修改。

2.2.3.3 自定义列表填充

操作：文件 --> 选项 --> 高级（最左边栏） -->（往下滑，最底下） 编辑自定义列表-->选择“新序列”-->输入序列（一个占一行）

点击文件，在后出现的页面最左侧最下面选择“选项”按钮。

在新出现的界面左侧栏选择“高级”选项。右面区域往下滑，一直滑到最下面，可以看见一个“编辑自定义列表”按钮，点击此按钮。

添加：在新弹出的框中中间“输入序列”的空白框中，输入要添加的序列，但是要注意，要竖向排列！！！这里一行表示一个值，输入好之后点击添加，就可以在左侧“自定义序列”中看到刚刚新添加的序列了。

删除：如果不想要这个序列了，就在“自定义序列”中选择不需要的序列，选中，点击右侧的“删除“按钮，即可删除。

点了确定后会回到上一张图，需要再点一次确定。

在第一个单元格输入要填充的第一个值，鼠标放在右下角变成填充柄后直接向下拖动(直接双击也可以自动填充)，就会直接按存在的序列直接填充。

2.2.3.4 多个不连续单元格填入相同数据

操作：Ctrl+鼠标左键选中单元格，填入数据，Ctrl+Enter补全

选中多个单元格。

在直接输入数据，默认的是最后一次选中的单元格，同时点击Ctrl和回车(Enter)键，就可以将最后填入的内容全部填充到选中的所有单元格。

2.2.3.5 多个不连续单元格填入不同数据

将上一个单元格的内容输入下方的空白单元格。

操作：选中下方数据，Ctrl + G，-->定位条件-->选中空值-->输入‘=’-->对空值进行单元格引用（点击“山东省”对应的单元格）--> Ctrl + Enter

选中整个表格，使用快捷键Ctrl+G打开定位，点击最后一排第一个按钮“定位条件”。

弹出一个框，选择“空值”，点击确定，就能选中之前选中的整个表中的空白单元格。

默认第一个空白单元格可以输入内容，【此时千万不要点其他地方啊！一点选中的单元格就没了，需要重新定位选择！！！】，直接输入“=”，点击引用的单元格【就是上面那个格子】。

好了好了，输入完成后就只需要再同时按Ctrl和Enter(回车)键，这样就可以把上面的那个单元格的内容填入下面空白的单元格中了！

2.2.3.6 文本记忆输入

操作1：Alt + 向下箭头

前提是在该列的单元格有输入的内容，现在也要输入与之前相同的的内容。

点击要输值的单元格，按快捷键Alt+向下箭头，就会出现该列已经出现过的内容，按上下的箭头，选择需要输入的，按回车直接输入，也可直接鼠标点击输入。

操作2：直接输入内容（输入一部分，会有提示），根据提示选择回车。

输入一部分内容，就会提示该列已经输入的其他内容，按上下的箭头选择，回车输入，也可以直接鼠标点击输入。

2.2.4 数据验证

数据有效性不仅能够对单元格的输入数据进行条件限制，还可以在单元格中创建下拉列表菜单方便用户选择输入。

2.2.4.1 数据有效性

操作：选中单元格 --> 数据 -->数据工具 --> 数据验证 --> 数据验证 --> 设置 --> 允许：序列 --> 来源

wps操作：选中单元格--> 数据--> 有效性

选中单元格，点击导航栏中的数据，在下方找到数据工具模块，里面有个数据验证，点击那个下拉按钮，出现三个选择，选择第一个“数据验证”。

弹出对话框，默认在“设置”下，在下方验证条件下选择允许的值，在实现把需要的值在单元格中准备好，选择序列。

出现“来源”，点击输入框右边的向上的箭头形状的按钮。

弹出一个小框，选中事先准备好的数据，也可以手动输入数据，点击输入框右边向下的按钮回到之前的页面，点击“确定”，就设置好啦。

现在可以输入内容了，现在点击单元格，在单元格的右边框处出现一个下拉选择按钮，点击可以选择输入的内容，且只能输入这些内容。这些则是之前准备好的数据，也可以手动输入，但除了这几个不能输入其他符号。

2.2.4.2 圈释无效数据

时实的，下次打开表的时候没有，保存一下就没了。经常在演示的时候临时标注一下数据。

操作：先进行数据验证，再点击数据验证按钮右边的下拉箭头，选择第二个，可以圈出无效的数据

先”选择“需要圈出无效数据的整个范围，导航栏里找到”数据“按钮，在数据下面找到“数据工具”，在里面找到“数据验证”按钮，点击下拉按钮，选择第二个选项“圈释无效数据”按钮，点击就会将无效的数据圈起来。

但哪些是无效的数据呢?

根据上一个小节数据验证的步骤，选择需要验证的区域，导航栏找到“数据”，在下面的数据工具里找到”数据验证“选择第一个”数据验证“按钮，弹出对话框，需要控制数据的范围，则在”允许“处选择”整数“，更改”最小值“和”最大值“，点击”确定“，就可以啦。此时超出范围的就是无效的数据了。

因为数据以及填进单元格中了，此时进行数据验证不会改变单元格中的内容。

一定要先进行“数据验证”再圈无效数据！！！