目录

1. 沟通的挑战

2. 倾听的重要性

3. 沟通的关键技能和重要性

4. Communication plans

4.1 沟通计划的例子

5. 虚拟团队与沟通

6. Key communication considerations

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1. 沟通的挑战

个人的沟通

• Semantics [meaning] 语义学[意义]
• Perception [interpretation] 感知[解释]
• Communication Channel 沟通渠道
• Feedback 反馈
• Anxiety 焦虑
• Culture 文化

团队的沟通

• Status 状况
• Silos 筒仓
• Information Overload 信息过载
• Lack of Communication 缺乏沟通
• Protocol [rules] 协议[规则]

 

2. 倾听的重要性

我们为什么要听？

• Promotes problem-solving abilities 促进解决问题的能力
• Demonstrates acceptance of others 显示出对他人的接纳
• Builds and retains trust in relationships 建立和保持关系中的信任
• Increase speaker’s receptiveness to thoughts and ideas of others 提高说话者对他人思想和观点的接受能力
• Increases self-esteem of the speaker helps you evaluate messages 增加说话者的自尊心 帮助你评估信息
• Helps you understand and retain information 帮助你理解和保留信息
• Allows you to help others 允许你帮助他人

倾听的过程

• Predicting [some expected outcome] 预测【某种预期结果】
• Receiving 接受
• Assigning meaning 赋予意义
• Assess / Validate 评估/验证
• Remembering 记忆

听力的类型

• 被动聆听 - 例如Lectures
  • 吸收信息而不作处理或反应
• 主动或有同情心的倾听 - 例如Tutorials
  • 表现出兴趣
  • 问问题
  • 避免分心
  • 使用直接的眼神接触
  • 不要插话
  • 阅读口头和非口头信息

听力的挑战

• 生理上的限制
• 背景信息不充分
• 选择性的记忆或期望
• 害怕被影响/被说服
• 偏见和判断力
• 厌烦或受情绪干扰
• 局部聆听和分心，如手机/背景噪音
• 物理障碍，例如环境、灯光、不舒服的座位
• 文化差异【理解口语】
• 过去的经验
• 专业术语和缩略语

积极倾听的重要性

• 向说话者显示你的关心或兴趣
• 有助于获得更好的信息
• 鼓励进一步沟通
• 有可能增进关系
• 可以使心烦意乱的人平静下来
• 邀请他人倾听你的意见
• 有助于更好的合作和解决问题

3. 沟通的关键技能和重要性

沟通技巧在项目管理中至关重要

• Conveying your point of view 传达你的观点
• Motivating and influencing others 激励和影响他人
• Delegating 授权
• Recognising, defining and solving problems 识别、定义和解决问题
• Delivering presentations / updates 提供演示/更新
• Setting goals & articulating a vision 设定目标和阐述愿景
• Managing conflict 管理冲突
• Networking 建立联系
• Negotiating 谈判

为什么沟通技巧很重要？

因为成功的项目经理必须具备以下能力：

• Read / understand the client 阅读/理解客户
• Run a meeting 主持会议
• Communicate (written & orally) thoughts accurately 准确沟通（书面和口头）思想
• Manage the team 管理团队
• Influence your environment 影响你的环境
• Ensure alignment and buy-in to the purpose / outcome 确保目标/结果的一致性和认同性

An appropriate S.M.A.R.T. feedback message.

• Specific 具体的
• Measurable 可衡量的
• Achievable 可实现的
• Relevant 相关的
• Timely 及时的

4. Communication plans

• 项目经理的大部分时间都花在了沟通上
• 项目经理经常使用沟通计划来协助管理和协调关键的沟通信息
• 一个好的项目沟通计划。
  • 确保沟通是有效和高效的
  • 允许项目经理主动出击
  • 设定一个共同的理解，即什么要做，什么时候做
  • 明确谁对关键项目负责，将由谁来交付什么？

沟通计划定义了

• What information will be communicated - detail and format 哪些信息将被传达——细节和格式
• Communication Channel - meetings, email, telephone, web portal, etc. 沟通渠道——会议、电子邮件、电话、网络门户等。
• When information will be distributed – frequency of formal and informal comms 信息何时发布——正式和非正式沟通的频率
• Who is responsible 由谁负责
• Communication needs of stakeholders 利益相关者的沟通需求
• Resources the project will allocate for communication 项目将为沟通分配的资源
• How sensitive or confidential information will be communicated & who will authorise this 敏感或机密信息如何传递，由谁来授权？
• The flow of project communications 项目沟通的流程
• Any constraints (internal or external) which affect project communications 影响项目沟通的任何限制（内部或外部）。
• Any standard templates, formats, or documents the project must use 项目必须使用的任何标准模板、格式或文件
• Escalation process for resolving any communication-based conflicts or issues 解决任何基于沟通的冲突或问题的升级程序

4.1 沟通计划的例子

以沟通矩阵为基础

5. 虚拟团队与沟通

大流行的编程

• H1：由于COVID19的存在，开发人员在家工作时的幸福感会降低。
• H2：由于COVID-19的存在，开发者在家工作时的感知生产力会降低。
• H3：幸福感的变化和感知到的生产力的变化是直接相关的
• H4：灾难准备与幸福感的变化直接相关
• H5：备灾与感知生产力的变化直接相关
• H6：（对大流行病的）恐惧与幸福感的变化呈反比关系
• H7：（对大流行病的）恐惧与感知到的生产力的变化成反比
• H8：家庭办公的人机工程学与幸福感的变化有直接关系
• H9：家庭办公室的人体工程学与感知到的生产力的变化直接相关
• H10：灾难准备与（对大流行病的）恐惧成反比

 什么是虚拟团队

虚拟团队（也被称为地理上分散的团队，分布式团队，或远程团队）通常是指一群来自不同地理位置并依靠通信技术一起工作的人。 (维基百科)

在2014年对1700名知识工作者的调查中，79%的人表示总是或经常在分散的团队中工作。 用笔记本电脑、Wi-Fi和手机，即技术武装起来的大多数专业人士可以在任何地方完成他们的工作。

为什么它对员工有吸引力？

• 员工可以更灵活地处理工作和家庭事务。

为什么它对组织有吸引力？

• 组织可以获得最好的全球人才
• 节省房地产成本

这对沟通意味着什么

• 沟通的内容不如面对面的交流丰富，也不如面对面的交流频繁

为什么？

• 更少的视觉和行为线索
• 较少或没有非正式的互动

但并不全是坏事

• 那些不太愿意在群体中发言的人，可能会感到更舒服
• 不太重视人际交往技巧和外表，可能对团队中的某些成员有利
• 仍然需要注意无意识的偏见（虚拟无意识的偏见）。

创建一个沟通章程

• 关于团队应该如何沟通的纪律
• 参加虚拟会议时的行为规范（背景噪音、旁敲侧击、以合理的速度清晰地说话、认真倾听、不支配谈话）。
• 关于沟通模式的准则 —— 在什么情况下，应该使用哪种模式，例如，电子邮件应该用于正式通信，什么App小组用于非正式聊天，文件等。

充分利用通信技术

• 你如何利用技术来有效地发挥团队的作用？
• 谁可以使用哪些技术 —— 带宽，免费与成本。

团队建设

• 虚拟 water cooler 水冷器
• 正式和非正式的团队建设活动
• 例如，我们在slack群里有一个随机频道，我们在那里发布有趣的笑话、备忘录、庆祝活动，如生日、里程碑。一个有意加强团体的地方
• 想一想你如何利用社交网络工具和功能来创建一个连接的团队。

有助于建立一个良好的虚拟团队的因素

• 良好的沟通技巧
• 高情商
• 独立工作的能力
• 抗压能力
• 对其他文化的认识和敏感度很重要，特别是在全球团体中

6. Key communication considerations

面对面会议的重要性

• 58%的沟通是通过身体语言进行的
• 35%的沟通是通过话语的方式进行的
• 7%的沟通是通过内容或话语来实现的
• 注意的不仅仅是实际的话语
• 一个人的语气或声音和身体语言可以说明他们的真实感受。
• 非言语沟通决定了别人对我们的感觉，也决定了我们对自己的感觉。

需要记住的事项

• 接收者很少能完全按照发送者的意图解释信息
• 地理位置和文化背景影响着通信的复杂性
  • 不同的工作时间
  • 语言障碍
  • 不同的文化规范
• 沟通有助于有效管理冲突
• 花时间培养沟通技巧——实践与反馈
• 适当地选择渠道

谨慎选择，因为这将产生不同的效果 

确认承诺

• 最好的选择：硬拷贝，电子邮件 ，网站
• 中间的选择：会议/f2f
• 最坏的选择：电话，语音邮件 

建立共识

• 最好的选择：会议/f2f
• 中间的选择：电话
• 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站

调解冲突

• 最好的选择：会议/f2f
• 中间的选择：电话
• 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站

解决误解

• 最好的选择：电话，会议/f2f
• 中间的选择：
• 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站

处理消极行为

• 最好的选择：会议/f2f
• 中间的选择：电话，电子邮件
• 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，网站

表达支持/赞赏

• 最好的选择：硬拷贝，电话，电子邮件，会议/f2f，网站
• 中间的选择：语音邮件
• 最坏的选择：

鼓励创造性思维

• 最好的选择：会议/f2f
• 中间的选择：硬拷贝，电子邮件
• 最坏的选择：电话，语音邮件，网站

1 = Most suited, 2 = Less suited and 3 = Least Suited

冲突

冲突是项目中唯一管理不足的活动，如果不加以解决，就会破坏一个项目。主要原因包括：

• Schedule 时间表
• Intellectual disagreements 智力上的分歧
• Personalities 个性问题
• Project Priorities 项目的优先权
• Manpower 人力
• Technical 技术
• Administration 行政部门
• Personality 人格
• Cost 费用