9个Excel小技巧，提高你的数据分析效率

分享几点个人习惯，能够帮助大家在用Excel做数据分析时更快速。

1. 少用合并单元格
2. 不要整列整行的去填充颜色
3. 工作数据的统计最好不要用插入批注
4. 不要把Excel当做记事簿
5. 不用多余的空格和空行
6. 活用数据透视表
7. 养成冻结窗口的习惯
8. 设置自动保存+善用快捷键
9. 表格的运算符

01 少用合并单元格

合并单元格会起到一定的视觉归类效果，但是不利于统计筛选处理数据，所以要分情况使用。

举个例子：

如下图需要筛选产品D的1-3月及合计的相关数据，有合并单元格就没办法进行筛选。

筛选前的表格数据：

 

筛选后变成了这样：

 

因为产品D虽然合并了单元格，其实默认还是在A14单元格的位置，所以筛选出来只显示了1月份一个月的数据，正确做法步骤如下：

• 先选中A列取消合并单元格
•  选中合并区域——按F5键（或者CTRL+G）——选择【定位条件】——选择【空值】——点击确定

• 直接按等号【=】——再点击A2单元格——最后按CTRL+ENTER键

 这样一设置，筛选产品D即可正常显示所有月份及合计的数据，如下图：

 

02 不要整列整行填充颜色

不要一整列或一整行去填充颜色，而是只填充需要填充的部分，最好是自动填充，这样一来才达到了填充的目的——快速定位所需数据。

设置步骤：

1. 选取需要填充的单元格，开始 - 条件格式 - 新建规则
2. 在打开的“新建格式规则”窗口中进行以下设置：

类型：使用公式确定.... 为符合..框中输入公式 =$A2="完成" 点击格式按钮，设置填充色为绿色。

 完成效果如下：

 

03 工作数据的统计最好不要用插入批注

工作数据的统计，尤其是做账，最好不要用插入批注。因为在分析或进行关系匹配时，批注的内容是不便提取计算的，而且打印的时候批注里面的内容也打印不出来。

批注的作用是做某些说明使用，但统计数据，注意是统计数据时，尽量不用批注，因为批注里面的信息无法匹配计算。

04 不要把Excel当做记事簿

一个单元格一个属性，尤其是数字与单位分离，方便以后进行数据筛选、整合。

05 不要用多余的空格和空行

比如要对齐不同字数的单元格，不要去敲空格，只需要在“对齐方式”中选择“分散对齐”即可。

 

06 活用数据透视表

关于数据透视表的重要性以及怎么去用，可以看这篇，提升效率绝对杠杠的！

数据透视表有多强大？

除了要活用数据透视外，最好学会并活用这几个函数，比如：IF,SUMIF,COUNTIF,VLOOKUP。

• IF：用于判断满足或不满足某些条件时，得到或执行想要的结果。
• SUMIF：求货品的采购总量，出入库总量，总体积重量，用SUMIF。
• COUNTIF：求货品的采购次数，入库次数，发货次数，用COUNTIF。
• VLOOKUP：匹配货品的单价，库位，规格，条码等信息用VLOOKUP。

 

07 养成冻结窗口的习惯

冻结窗口或冻结首行，尤其数据量大的时候，向下滚动界面的时候，还能看到标题，好与内容一一对应；

08 设置自动保存

第一种自动保存，在“文件”—“选项”—“保存”中，将“保存自动恢复信息时间间隔”设置成1分钟或5分钟。

 第二种快捷键保存，Ctrl+S。

09 表格的运算符

EXCEL表格函数公式由很多运算符连接组成计算，只有了解运算符才能看懂公式，下面介绍运算符来把基础打好：

 

 

最后分享一份Excel常用快捷键合集：

 

领取方式：

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以上，希望能够帮助到你~