文件外发怎么保证安全

为了确保文件在外发过程中的安全，金刚钻信息网站的防泄密系统支持以下多种措施来防止数据泄露和未经授权的访问：

1. 文件加密

• 加密文件：在文件外发前对其进行加密处理，确保只有持有解密密钥或密码的人才能访问文件内容。
• 加密工具：使用如AES-256等强加密算法的工具对文件加密，常见工具包括WinRAR的加密功能、企业加密软件（如VeraCrypt、BitLocker）等。

2. 到期时间和限制

• 时间限制：为外发文件设置访问时间限制，到期后文件自动失效，防止长期暴露。
• 限制下载：只允许在线浏览文件而禁止下载，确保文件不被复制到外部存储设备。

3.多种认证方式

• 多种认证方式：外发文档可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置不同的认证方式，如口令、机器码、PC绑定、联网证书等。
• 精细的访问权限：外发文档可以设置包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、禁止复制、禁止拷贝和自动销毁等多种操作权限，确保文档在外部环境中的安全使用。

4. 便捷的外发流程

• 简化操作：外发人员在已安装外发管理软件的电脑上，插上已授权的USBKEY进行合法身份认证后，即可制作外发文档。外部用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档。
• 支持多种文件格式：文档外发控制系统支持Office文档、PDF、各种图片、图纸、视频等多种文档格式，满足企业多样化的文件外发需求。

5. 强大的安全控制

• 内容保护：外发文档在外部环境中仍能得到完整的内容保护，如禁止截屏、禁止录屏、禁止打印等，防止文档内容被非法获取或传播。
• 自动销毁：外发文档可以设置自动销毁时间，无论是联网时间验证模式还是离线时间验证模式，都能有效防止文档在过期后被非法使用。

6. 高度集成与灵活部署

• 系统集成：文档外发控制系统可以与公司已有的ERP、OA、CRM或其他业务系统无缝集成，授权员工可以通过电脑、手机或其他网络终端通过浏览器访问并制作外发文档。
• 灵活部署：系统支持单机部署、局域网网络C/S架构部署或互联网B/S架构部署，满足不同企业的网络环境和部署需求。

7. 详细的审计与追踪

• 实时监控与审计：系统能够实时监控用户对加密文件的操作行为，并生成详细的审计日志，帮助企业及时发现并处理任何可疑的数据访问或操作行为。