避免代价高昂的 ECM 集成错误的 3 个技巧

避免代价高昂的 ECM 集成错误的 3 个技巧

将文档管理或企业内容管理 （ECM） 与其他系统（如电子邮件系统、CRM 和 ERP）集成，可使当今的组织从中受益匪浅。

但这些集成并不完全相同。他们需要不同级别的专业知识，盲目地进入这个过程可能比你想象的要困难和昂贵得多。

例如，假设您的 ERP 供应商给您的 ECM 系统提供紧密复杂的集成。那最好不过了！这意味着来自会计系统的所有文档都可以轻松流入您的 ECM，反之亦然。但是，那时您要能够将微软 Office 文档和电子邮件存档到 ECM 文档存储库中。

如果 ECM 供应商提供的方案不能够与 Office 简单集成，那么将这些新系统添加到您的 ECM 集成中可能会是一个庞大而昂贵的项目，需要大量的自定义编程。必须引入程序员来完成所有集成工作，这会增加集成成本。

3 种不同类型的 ECM 集成

从本质上讲，ECM集成在三个不同的级别上进行，从相对简单和廉价到复杂和昂贵：

1、操作系统集成：

这些相对简单的集成通过用户的操作系统工作，并且应该在 ECM 解决方案中可用。示例包括向“打印”或“另存为”界面添加选项，以便它们自动将文档存档到 ECM 系统。

2、应用程序级集成：

在这里，您的 ECM 供应商创建应用程序使您可以集成不同系统。例如，您可以将其中一个应用程序配置为监视服务器驱动器上的文件夹并自动存档新文档。或者，您可能有一个数据库同步工具，用于在 ECM 系统和第三方应用程序之间同步信息。

更高级的供应商应用程序可以是一个屏幕抓取工具，它直接从您的计算机屏幕捕获信息，并使用该数据查询ECM系统，在屏幕上显示与该特定文本相关的文档。这些类型的应用程序级集成应使用向导程序进行配置，公司中具有标准 IT 技能的任何人都可以完成集成，而无需借助外部的帮助。

3、自定义脚本或编程集成：

这些集成通常被视为应用程序级别的“自定义”而不是“配置”。这些集成需要具备VB等编程语言的高级技能。您的 IT 员工可能不能进行此级别的集成，因此您将依赖供应商进行自定义工作。

为了降低成本，您必须在内部处理尽可能多的 ECM 集成，而无需供应商或软件制造商的支持。

避免 ECM 集成中代价高昂的错误的 3 个技巧

1、选择支持所有三个集成级别的 ECM 供应商：

您的供应商应提供低级集成（如打印或保存选项）、应用程序级配置和支持最复杂集成的编程接口。通过所有这些选项，您可以为不同类型的集成选择最合适的工具。

您不想仅仅为了集成简单的任务而在自定义编程上花费大量资金，但您还希望可以选择使用高级编程。如果您自己的 IT 员工无法处理您与特定供应商的大部分集成需求，请寻找其他ECM供应商。

2、寻找与各种业务应用程序集成的 ECM 解决方案：

ECM 项目通常从会计部门开始，但它们往往会发展到业务的其他领域。与其尝试为会计（ERP 集成）找到最佳的 ECM 解决方案，不如选择包含其他业务线系统的接口和集成功能的系统，让您的投资经得起未来考验。

3、确保用户集成尽可能无缝：

将 ECM 与其他系统集成时，应将用户参与和所需知识降到最低。例如，将电子邮件存档到 ECM 系统中只需单击一个按钮，而不是多个步骤。顺利集成有助于确保用户的采用并提高效率。