采购自动化如何帮助采购转型？

企业的采购部门所做的决定至关重要，因为这些决定可以显著影响成本节约。为了实现持续的成本节约并提高流程效率，采购专业人员现在正在研究采购周期的自动化步骤。采购自动化似乎是一个可行的选择，不过它也有自身的风险和复杂性。但是，实现自动化的好处值得冒这些风险。
 
先来看看采购的基本理念——在合适的时间以合适的价格从合适的供应商那里采购合适的东西。这构成了采购周期的基本支柱。通过手动流程实现自动化，可以清楚地了解整个组织的支出情况，并严格控制所有采购活动——无论是减少人工错误、简化采购、维护供应商关系、控制支出分析等。
 

下文我们将了解采购自动化能够简化日常任务的五个原因，以及技术能够为采购职能带来多大价值。（进入免费试用）

1、 加快审批流程

有时，采购请求会卡在审批流程中。有时，由于分级审批结构，即使是处理请求也需要时间。自动化采购订单处理不仅可以快速下订单，还可以缩短订购周期，消除冗余流程，并使采购人员能够在较短的时间内完成更多工作。

好处：减少人员成本，为战略任务提供更多时间

2、 提供历史支出的可视性

产生正确的质量数据仍然是任何自动化的无可争议的事实。在采购中，这是指提供过去采购、供应商报价、合同、订单历史记录等的准确描述。通过部署采购自动化，你可以获得实际费用的综合视图，这有助于在进行新采购时做出明智的决策。此外，它有助于持续降低成本，也有助于找出差距。根据哈克特集团报告，与同行相比，世界级采购组织的采购成本占支出的百分比降低了18%。

好处：节省成本并简化开支管理

3、 促进与供应商的透明沟通

与供应商保持清晰的信息披露和透明度是成功的供应商管理的关键。通过自动化，买家和供应商更容易进行实时沟通并跟踪订单状态。借助一个自动化且响应速度更快的系统，供应商可以快速响应投标，买方可以将订单分配给他们可用的最佳报价。由于整个过程对各方都是可见的，因此可以节省时间，确保最佳成本和快速解决投诉。

好处：有效评估供应商、实时投标、节约成本和健康的供应商关系

4、维护合同的中央存储库
 
企业一般与多个供应商合作，新供应商入职或与旧供应商续约时，大多数情况下，条款和条件保持不变。通过采购自动化，所有合同都可以保存在一个中央存储库中，只需单击一下即可访问。它有助于新供应商的快速加入，并确保所有关键的条款和条件、指导方针在所有合同中保持一致。

好处：标准合同模板的可用性，减少合同管理的时间和错误

5、提高整体生产效率

全流程一键式访问，采购人员可以实时了解整个采购周期。在自动化系统中，由于手动过程被切断，所有利益相关者都有更多的时间来做战略工作，他们可以获得所有必需的信息，而无需浏览多个系统。采购自动化增强了他们的决策能力，有助于提高采购职能的生产率。根据哈克特集团的一份报告，通过标准化和自动化机械任务，企业可以在劳动力成本降低 21% 的情况下运营。

好处：提高效率，控制采购周期

企业如何实现采购转型

8Manage SRM电子采购系统实现端到端的采购到付款全流程管控，使你的团队能够在自动执行战术任务的同时，通过可操作的洞察力执行更多战略项目。

○ 电子采购
系统可自动化并显着加快采购流程，对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，从需求到交付，对企业采购执行过程进行科学管控，把采购中人为干预的程度降低。

○ 供应商管理
8Manage SRM为整个供应商生命周期提供自动化工作流程，包括供应商自行注册、资格认证、分类、准入、持续管理和战略关系管理。

○ 订单管理
8Manage 可自动生成采购订单，实时记录采购订单的整个执行过程，所有的执行问题都可追溯缘由。

○ 合同管理
系统实时追踪和记录此电子采购合同的生成、接收、审批和执行过程与结果，支持电子服务水平协议（SLA）管理和电子采购合同的关键事件提醒。

○ 三向匹配
企业可以在整个供应链中强制执行合规性，并通过自动三向匹配来控制暗采购，该匹配将发票与采购订单和 GRN 进行比较以确保一致性。

○ 支出分析
8Manage SRM可汇总和分类整个组织架构的开支费用，为企业范围内的支出提供全面、详细、准确和一致的支出可见性。

从基于纸质的采购流程转向电子采购系统可以为你的企业带来许多增值收益，简化端到端采购流程，并消除劳动密集型和繁重的管理流程。