外发文件怎么保存

文件外发是企业日常业务中常见的场景，外发整个流程涉及外发的渠道、外发文件的大小、外发的效率、外发的合规性、文件的保存和管理等一系列的过程。外发文件的保存可以从两个角度着手：

一、接收方

接收方首先要对接收到的文件进行分级和分类，确认文件的类别和保密等级，根据涉密程度，按相关程序进行处理。

建立外来文件接受单（根据需要，一般是电子版），标注文件的名称、类型、目录等信息。

标注外来文件的发送人、发送方式、原始渠道、关联项目、是否有备份、文件的大小等相关信息。

二、发送方

审批策略：公司应该建立并严格执行文件外发审批策略和审批流程，根据文件的涉密、发送的人的部门和层级设置不同的审批流程，只有通过审批后的文件才能允许外发。

审批策略需要便于业务的运行：由于部分业务外发文件会涉及文件夹、批量小文件、大文件、压缩文件，很多OA不支持大文件和多文件的上传，导致一次外发可能涉及多个审批。

审批流程和传输流程：审批一般在OA上，但是外发一般是用其他的渠道，最终外发的文件是不是OA审批的文件，存在很大的风险。

针对外发文件发送和保存的场景，飞驰云联针对发送方和接收方提供一体化的解决方案，主要有以下具体的措施：

为企业提供统一的文件外发通道：帮助企业规范文件外发行为，为企业提供统一的外发渠道、统一的视角管理。

完整的审批策略：人工+系统自动双审批策略，其中人工审批可以根据文件的属性、申请人所属部门设置相应的审批，系统审批是主动对文件进行DLP审查，对敏感文件和病毒进行自动隔段或者转为人工。

传输的安全和效率：飞驰云联的文件安全收发系统支持大文件、海量文件的高速传输，同时传输的过程也会对文件进行AES256加密，确保文件的安全。

针对外发的文件设置相应的权限：可以针对每次外发文件设置文件的有效期、文件的下载访问权限（白名单、IP限制）、文件的下载次数、相关的消息通知等，保证发送方对外发文件的绝对掌控。

随着全球企业信息化的发展，文件外发的场景越来越多，飞驰云联专注企业文件安全交换长达15年，针对每个企业具体情况提供高效的文件外发传输解决方案。