信息系统项目管理——资源管理

项目资源管理

• 项目团队由承担特定角色和职责的个人组成，他们为实现项目目标而共同努力，项目经理因此应在获取、管理、激励和增强项目团队方面投入适当的努力
• 项目经理既是项目团队的领导者又是项目团队的管理者，项目项目活动，负责建设高效团队

一、规划资源管理

定义

• 定义如何估算、获取、管理和利用团队以及实物资源的过程

理解

• 用什么样的方法以及过程估算团队和物料的需要，如何记录下来
• 规划的资源何如获取到项目里来
• 指出如何确定资源实际需要的改变，以及如何重新调配资源

责任分配矩阵

• 责任分配矩阵展示项目资源在各个工作包中的任务分配。它显示了分配给每个工作包的项目资源，用于说明工作包或活动与项目团队成员之间的关系
• RAM的一个例子是RACI（执行、负责、咨询、知情）矩阵
• A在一项工作中必须是唯一的，R原则上也应该是唯一的，但是特殊情况可以多个，订单容易造成扯皮，解决办法是拆成更细粒度的多个工作

团队章程

• 团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件
• 团队价值观
• 沟通指南
• 决策标准和过程
• 冲突处理过程
• 会议指南
• 团队共识

作用

• 根据项目类型和复杂程度确定适用于项目资源的管理方法和管理程度

参与方

• 项目经理主导，项目管理团队和主题专家完成主要工作
• 资源经理、职能经理（尤其是人力和采购）可能需要深入其中

输入、工具与技术和输出

二、估算活动资源

定义

• 估算执行项目所需的团队资源，以及材料、设备和用品的类型和数量的过程

理解

• 人员需求（种类、数量、特殊要求）
• 设备
• 其他材料用品
• 估算的方式可以参考进度估算方式（自下而上估算、参数估算、类比估算等），通常与进度的估算方式相对应

作用

• 明确完成项目所需的资源种类、数量和特性

发生时机

• 根据需要在整个项目期间定期开展
• 与成本管理类似，按需开展，定期评估以提供阶段资源

参与方

• 项目经理主导，项目团队和主题专家完成主要工作
• PMO可能提供必要的支持和协助

输入、工具与技术和输出

三、获取资源

定义

• 获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程
• 又称为获取并分配资源，不仅仅是获取，还要进行分配

理解

• 召集团队（现在认为招募会由职能部门完成，分配进来即可，包括外包成员编入）
• 获取物质资源（组织内调拨或采购）

人际关系与团队技能-谈判

很多项目需要针对所需资源进行谈判，项目管理团队需要与下列各方谈判：职能经理、执行组织中的其他项目管理团队。合理协商分配稀缺或特殊资源、部组织和供应商等

预分派

预分派指事先确定项目的实物或团队资源

虚拟团队

具有共同目标、在完成角色任务的过程很少或没有时间面对面工作的一群人

• 优点：突破地理位置、时间、行动不便的限制，减少出差费用
• 缺点：可能产生误解，有孤立感，难以分享知识和经验
  注意事项：
• 虚拟团队中的沟通规划变得更为重要
• 尊重时差、文化、语言等差异
• 积极主动、学习适应

资源日历

• 资源日历识别了每种具体资源可用时的工作日、工作时间等
• 在规划活动期间，潜在的可用资源信息（如团队资源、设备和材料）用于估算资源可用性
• 规定了在项目期间确定的团队和实物资源何时可用、可用多久
• 这些信息可以在活动或项目层面建立，这考虑了诸如资源经验和技能水平以及不同地理位置等属性
• 资源日历也是项目日历的组成一部分

作用

• 概述和指导资源的选择，并将其分配给相应的活动

输入、工具与技术和输出

四、建设团队

定义

• 提高工作能力，促进团队成员互动，改善团队整体氛围，以提高项目绩效的过程

激励（事前）

• 事前的促进鼓励行为

塔克曼模型五个阶段

形成、震荡、规范、发挥、解散

团队建设（事中）

• 团队建设是通过举办各种活动，强化团队的社交关系。目的是帮助各团队成员更加有效地协同工作
• 项目环境的变化不可避免，需要持续不断地开展团队建设

认可与奖励（事后）

• 事后的肯定行为

作用

• 改进团队协作、增强人际关系技能、激励员工、减少摩擦以及提升整体项目绩效

输入、工具与技术和输出

五、管理团队

定义

• 跟踪团队成员工作表现，提供表现，解决问题并管理团队变更，以优化项目绩效的过程

理解

• 评价团队成员绩效，确定是继续努力，还是需要调整人员
• 解决出现的团队内冲突和矛盾
• 确定进一步激发团队能力的方法，侧重于软技能提现

人际关系与团队技能-冲突管理

• 撤退/回避：缓和/包容：妥协/调解：强迫/命令：合作/解决问题：

作用

• 影响团队行为、管理冲突及解决问题

输入、工具与技术和输出

六、控制资源

定义

• 确保按计划为项目分配实物资源，以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况，并采取必要纠正措施的过程

理解

• 检查物料到位与使用情况（含IT基础设施）
• 检查与计划一致性
• 对偏差提出纠正和改进建议

作用

• 确保所分配的资源适时适地可用于项目，并且不再需要被释放

发生时机

• 在整个项目期间开展
• 只要还涉及资源调动，就需要对资源进行控制

参与方

• 项目经理主导，活动负责人开展实际工作
• 如果有采购，采购负责人作用占很大比例

输入、工具与技术和输出