智慧会议解决方案-最新全套文件

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一、建设背景

从白板到PPT投影演示，现代会议已变得越发生动。随着移动设备和智能终端的出现， 会议实现了由“书纸”向“屏幕”跃迁，信息和灵感的载体将更多地转变为通过“屏幕”呈现。会议场景智慧化升级，越来越多的新技术叠加，让会议沟通更高效更智能。但同时泛功能化大大增加了成本，使得不少中小型企业望而却步。

传统投影仪会议的五大弊端:

一、白板书写空间有限，单向沟通互动效果差。

二、线材繁杂，会前准备费时费力需要连接投影仪、电脑、电话……

三、关灯拉帘视线昏暗，长时间注视容易产生视觉疲劳，有害视力。

四、会议秘书手写记录会议记错、漏记、表述不当传播不便。

五、会议材料打印纸张浪费，桌面凌乱不环保。

二、建设思路

让高效无纸化的会议模式取代传统的会议模式，触控功能已经彻底解决电脑与投屏两头操作的窘境，并丰富了展示形式，开会无需再为演示设备浪费过多时间，直奔主题。

三、建设方案

1. 会议预约系统功能
   　　
   在企业实际运营过程中，有时会出现会议室资源冲突的现象，而以往，一旦出现不同的会议组在同一时间使用同一会议资源的情况，比如同时在同一个会议室召开会议，结果造成了不必要的尴尬。在申请会议资源时对会议室的使用时间做了判断，如果存在同时同会议室使用的情况，会提醒申请者进行相关的处理，避免会议室资源使用的冲突，同时提高可大大提高会议室使用率。
   　　
   当会议室已预订，超时无人进入时，系统将通知相关行政人员以及会议主持人，并自动释放会议室预定。
2. 红外感应自动调节功能
   　　
   当红外感应器感应到有人进入会议室时，将自动开启会议室所有设备、调控舒适的会议环境，会议室显示屏可自动展示提前编辑的会议欢名称或欢迎语。当超出预定的会议时间时，可扫码续订时间。
3. 无线投屏功能
   　　
   会议室大屏扫码或插入智能设备即可实现无线投屏。完美的硬件设施带来极致的视频会议体验。
   　　
   智能一体化的会议系统设施解决了会议过程中出现的小问题，避免干扰会议进程的意外事件发生，整个会议过程高效流畅，使参会人员更专心会议主题与内容。一定程度上提高了企业的竞争力。
4. 云储存数据
   　　
   会议结束后可以在后台会议室预定管理页面查看会议室预定和实际使用情况。系统后台自动生成会议室预订率、会议统计、会议成本统计，会议室实际使用率，全方面掌握公司会议利用情况。可以观看历史会议，统计参会名单，了解会议出勤率。便于后续总结归纳，不断完善会议使用效率，提高工作效率。
   　　
   大大节省了人力资源成本，大大提高数据精准率，在智能化的办公环境下，促使企业节约更多的成本。

提高企事业单位会议管理信息化工作水平，节省成本，同时响应国家提出的科学发展和低碳环保的要求和倡议，从会议资料电子化出发，打造会议预订、审批、会务服务、统计、评价等会议管理功能，实现会议全生命周期管理、服务广泛、安全可靠、高效节约的智能会议管理系统。

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