如何使用企业内容管理 (ECM) 软件工具节约时间和金钱，提高企业效率和效益

在当今快节奏的商业世界中，时间变得非常宝贵。团队越大，就越难有效地管理时间。但即使是中小型企业也可以从企业内容管理 (ECM) 系统提供的工具中受益。

ECM 系统使各种规模的企业能够通过数字化纸质文档、捕获电子文档和电子邮件、自动化文档驱动的流程来确保合适的人员随时随地访问他们需要的信息以节省时间和金钱。

以下是有关如何使用 ECM 软件工具来节省时间和金钱的一些提示。

1.电子签名

它能做什么：
正如您从名称中所假设的那样，电子签名是指可以对文档进行数字签名的许多过程中的一个。如今，使用电子签名是标准做法，因为它们现在在许多情况下被认为是合法的。DocuWare 签名服务确保您的文档由经过验证的信任服务提供商进行数字签名。

它如何为您节省时间或金钱：
要求物理签名是非常低效的。该过程需要物理副本，该副本必须邮寄或以其他方式交付给签名者。然后必须扫描签名的文件以归档和存档。

通过使用数字签名，您可以减少许多不必要的步骤，从而显着降低流程中出现人为错误的风险。数字签名的文档不会被放错地方，更重要的是，随着文档从一个地方移动到另一个地方，等待签名的合约不会被搁置数天。

2.远程访问关键文件

它能做什么：
通过使用 ECM，所有关键业务文档都存储在一个集中位置，拥有权限的员工可以从任何地方访问该位置。换句话说，只要员工需要，就可以打开文档，而无需花时间向其他人请求。

它如何为您节省时间或金钱：
拥有远程访问文档的能力使您的员工可以即时协作，使您的组织更灵活、响应更快。它还使您有机会更快地解决客户问题，从而提高客户满意度和保留率。这也有一些面向未来的好处。

自由职业人才市场 UpWork 在 2019 年、2020 年和 2021 年 6 月进行的调查发现，在疫情前，公司预计 38% 的员工将在五年内完全远程办公，而到 2021 年，他们预计 58% 的员工在那时间段内完全实现远程办公。就业市场继续转向提供远程和混合选项，需要这种灵活性的高素质求职者在选择工作地点时变得更加挑剔。

简而言之：确保您的公司成为一个有吸引力的工作场所从未像现在这样重要，而远程文档访问是其中的关键部分。如果您的公司无法为他们提供特定的福利，那么喜欢在家工作的员工将在其他地方寻找工作。

3.招聘、工作申请和入职

它能做什么：
说到招聘，流程本身通过 ECM 得到了显着简化。企业内容管理系统包括用于处理工作申请和以数字方式入职文书工作的工具，使申请人和新员工可以通过单一门户提交材料。

此外，Web 表单提供了一种用户友好的方式来收集准确的数据。您可以确定数据是正确的，因为您已将数据输入转移到信息源。有内置的条件逻辑可以根据用户输入的数据指导表单完成。 如果他们对某个问题回答“是”，表格会为他们提供更多详细信息。如果他们回答“否”，则不必要的字段不会使屏幕空间变得混乱。电子表格也会产生可分类的结果，让您可以排除缺乏必要技能或证书的申请人。

它如何为您节省时间或金钱：
任何将纸质任务转变为自动化和数字化任务的流程都可以减少花在手动任务上的时间并提高效率。通过您的 ECM 处理工作申请可以让您撒下更大的网，因为申请过程是无摩擦的，而且它产生的工作申请的集中数据库减少了处理它们所需的时间。

让新员工以数字方式完成入职文书工作也可以带来好处。它有助于确保他们在开始新职位时不会因填写大量表格和一遍又一遍地输入相同信息而导致的挫败感或倦怠感。在他们开始之前减轻这种负面体验有助于公司的新员工保持积极性并更快地适应他们的新工作场所。

4.发票处理

它能做什么：
通过自动发票处理，可以捕获、数字化和索引发票，然后通过预配置的工作流程进行路由，以在可搜索的集中存储库中进行批准、支付和存档。

它如何为您节省时间或金钱：
手动处理发票非常耗时，需要多名员工在整个过程中操作文件，此过程存在数据丢失或数据错误的风险。在引入ECM自动处理发票之后，您的公司可以显着节省与手动管理数据相关的费用，发票现在可以在无需人工干预的情况下通过流程。 更不用说您也可以利用提前付款折扣。

5.与电子邮件和其他应用程序集成

它能做什么：
作为文档管理的综合解决方案，ECM 允许您在一个位置存储和访问各种数据和文档，还有许多其他优点。电子邮件程序是为通信而设计的，而不是为了有序的存储、安全或快速搜索而设计。如果您很难找到存储在电子邮件中的信息，那么您则需要一个包含电子邮件管理组件并与 Microsoft Outlook 和其他电子邮件程序集成的 ECM 解决方案。

没有办公自动化，任务经常被打断，员工需要切换程序才能找到相关信息。现代 ECM 可以创建与其他应用程序的简单集成，例如，相关文档可以一键弹出您的 ERP 或会计软件的屏幕。

它如何为您节省时间或金钱或两者兼之：
根据 Foundry 进行的一项调查，91% 的企业组织已经采用或计划采用数字优先战略，其中 52% 的企业表示他们已经开始这样做。采用现代 ECM 并将其与您每天使用的应用程序集成是保持领先趋势的关键部分。

6.自动化工作流程

它能做什么：
ECM 中的自动化工作流程将手动流程从关键业务任务中解放出来，使您可以自动应用业务规则和路由文档。使用 ECM，每个有权查看或编辑文档的人都可以立即访问该文档。

它如何为您节省时间或金钱或两者兼之：
手动流程通常会导致瓶颈。使用自动化工作流程，您可以确保文档被正确传送，如果员工不在办公室，您可以将其职责委派给其他团队成员。如果在设定的时间范围内未采取行动，系统还将发送提醒。

此外，由 ECM 管理的自动化工作流程可确保版本管理消除因循环纸质文档或依赖电子邮件就合同、政策和其他项目进行协作而造成的混乱。拥有一个位于中心位置的文档的单个副本，一次由一个人签出并且对其他人是只读的，这意味着永远不会再面临手动编译更改或意外依赖过时信息的问题。

7.无纸化流程

他们做什么：
无纸化的好处是无限的。如上所述，远程访问关键文档可以让您的企业在日益趋向远程工作的经济中适应未来，让员工可以在任何地方工作，同时最大限度地为您的业务目标做出贡献。

他们如何为您节省时间或金钱或两者兼之：
据 Roadrunner 称，普通上班族每年使用 10,000 张纸。当您考虑纸张本身的成本和用于打印文件的墨水时，无纸化所节省的成本就会增加。但是，当您考虑到纸质文档错放、重复工作以及无法远程访问的信息所导致的效率低下时，无纸化的作用真的举足轻重。