定岗定编设计：企业职能部门定岗定编设计项目成功案例

一、客户背景及现状分析

某大型车辆公司隶属于某央企集团，建于20世纪60年代，是中国高速、重载、专用铁路车辆生产经营的优势企业，轨道车辆制动机研发制造的主导企业，是隶属于国内最大的轨道交通设备制造上市企业的骨干二级公司。公司瞄准世界铁道车辆前沿技术，采用先进的技术、工艺、材料，不断优化产品设计，保证了企业持续的产品创新和技术进步。先后有30多项新产品填补国内空白，开发的产品多次获得国家科技进步奖、国家科技攻关奖，形成了多个品种、多种规格、不同轨距的产品系列，是国内拥有最多、最全生产资质的新造企业。目前公司设有30多个部门，在职员工超过2000人，拥有各项发明专利100多项，被评为国家级企业技术中心、国家认可实验室和国家级技术创新中心。

公司作为成立几十年的老国企，近年来发展趋势有所下滑，同时随着外部市场环境的快速发展，公司部分产品业务目前与市场化要求脱离，公司的经营效益比较差，连年出现亏损，为此，集团上级要求该公司实行降本增效的改革。经过内部调查发现，目前的问题主要出现在职能部门：公司的职能部门员工数量占比较大，导致出现了人员冗余，员工的工作饱和度比较低；很多时候员工看似非常忙碌，实际上工作效率并不高，出现部门员工忙闲不均的问题。对此，公司高层决定对职能部门的岗位与员工进行调整改革，实现降低人工成本的目标。但是在改革过程中，公司人力资源部并不清楚岗位工作量该如何盘点，不同的岗位需要多少员工比较合理，导致公司的改革工作一直难以推进。在此背景下，公司经过研讨决定邀请华恒智信专家团队对公司的职能部门开展定岗定编设计工作。

二、华恒智信问题分析

华恒智信人力资源咨询团队抵达现场后，与公司的高层干部、部门主任和基层职员开展了细致的访谈和沟通，了解各类岗位在工作量方面的基础信息，通过分析发现公司在职能部门定岗定编工作存在着一些问题：

 

1、岗位职责分工不清，导致岗位职责重叠交叉、工作互相推诿、效率降低

通过前期对公司各职能部门关键职责与工作流程的调查分析，发现该公司在职能部门的岗位职责分工过细，在岗位设置上采取因人设岗、一事一岗的定岗方法。例如，当职能部门需要临时做一件事或新增加了某项职责时，会优先向人力资源部门要求增设某个职位或多配置几名员工，慢慢地，职能部门的职责划分越来越细。因此导致了很多员工只做专项工作，对部门未开展的工作、其他工作不关心，主动性比较差；并且由于职责划分过细，员工会将工作相互推诿，工作流程节点增加，导致了工作效率的降低。

此外，华恒智信通过调查发现，公司还保留过去一些不合时宜的岗位，如电报电话员等，这些岗位与如今的社会生活已经脱节，公司由于过往的历史传统，仍然保留着这些岗位，增加了公司的人才管理成本，进一步影响了企业的效益水平。

2、人力资源部门不知道如何判断各类岗位的工作量

华恒智信专家团队通过深入的访谈调查研究发现，公司人力资源部门对于各部门岗位如何进行定编，工作饱和度如何核算等方面并不了解，导致职能部门的定编方式不合理。例如，当职能部门觉得工作任务多，要求增加人员时，人力资源部缺少对岗位工作量的专业了解，无法判断应不应该增设人员，或者该增加多少人员，导致两个部门之间经常为人员增设情况进行博弈。而该公司经过几十年的发展，职能部门员工逐渐增加，出现了人员冗余的问题，并且由于员工较多，原本一个人的工作量可能现在由三个人去做，导致员工的工作量普遍不饱和。

此外，通过对职能部门员工工作行为的观察发现，职能人员很多无效工作时间都花在走流程、等待审批、重复返工等事项上，导致职能部门员工看似非常忙碌，但实际的工作效率并不高，员工的工作饱和度可能只有一半，不仅影响了部门的整体工作效率，甚至影响到了企业的整体效率水平。

3、缺少相应的配套管理机制，导致定岗定编方案无法有效落地

华恒智信专家经过调查研究发现，在很多国企开展的定岗定编改革中，由于没有相关的配套管理机制导致方案难以落地，该公司也有相似的担忧。例如，当公司对职能部门进行定岗定编改革时，一般会进行岗位合并、调整或者进行人员变动甚至裁员，但是在实际操作中没有提供相应的评判标准或依据，比如什么样的岗位要合并、什么样的岗位应该拆分，以及什么样的员工应该被退出等，由于没有提供比较客观的评判指标，因此员工很难认同这些改革措施，不愿意去执行定岗定编的改革方案，导致公司职能部门定岗定编一直难以真正落地。

三、华恒智信解决方案

针对以上问题，华恒智信的专家顾问团经过深入调研分析，结合多年的经验积累与公司的实际情况，设计一套科学合理的定岗定编方案，并提供了相应的工具模型，帮助方案真正落地。

 

1、梳理职能部门岗位工作职责，优化岗位设置

针对公司出现的由于岗位职责分工过细，采取因人设岗的定岗方法导致员工工作主动性差与效率低的问题，华恒智信专家首先强调，对于法律及集团上级规定必须分设的岗位，要严格遵循制度要求设立，例如安全员、质量员等，在此基础上，优化职能部门的岗位设置。

华恒智信为公司提供了多个工具分析模型，从工作流程、价值链、核心竞争力等方面对职能部门岗位职责与性质进行分析，帮助公司进行岗位合并与调整。此外，项目组建议定岗过程中，将支持企业战略目标与部门业务目标实现相挂钩，从而明确职能部门岗位职责；因事设岗，将相似岗位进行归并，并且对于不合时宜的岗位，建议将其清算，与员工退出机制对接。通过对职能部门岗位工作流程与关键职责进行梳理，并提供相应的工具，帮助企业提高运作运营效率，从而降低管理成本。

2、在分层分类基础上，制定多种工作饱和度核算方法

由于职能部门工作性质特殊，以事务性工作为主，比较难量化，因此公司人力资源部在职能部门的定编上出现不知道该如何核算工作饱和度以及如何确定比较合理的定编总数等问题。对此专家老师建议制定分层分类的定编方式，即根据不同类型岗位，制定不同的定编工具。在编制设计时进行工作角色的分析、实际工作时间的分析（例如实际完成任务时间和准备时间）、任职者能力分析、工作量等分析工作。例如对于管理类岗位根据角色分析情况定编，普通职能岗可以根据工作时间或工作量分析情况定编；但是对于生产技术类或营销类岗位，建议可以根据公司业务目标与业绩水平情况进行定编。通过实行分层分类的定编方式，将人员编制与工作任务及企业发展相结合，提高在岗人员工作饱和度，帮助企业尽可能实现人工成本最小化。

3、提供相应的配套机制，将定岗定编与激励政策、绩效考核、能力培训等方面对接

针对公司存在的缺少相应配套机制支持定岗定编方案有效落地的问题，华恒智信专家团队建议，公司落实定岗定编方案时，应当建立相应管理配套机制。建议将定岗定编方案与公司激励政策、绩效考核等方面进行对接，例如，对人员分流工作做得比较好的部门予以总额奖励；对于始终没有改革的部门进行考核，将考核结果纳入部门的绩效考核中，推动部门组织开展定岗定编工作；对于改革过程中出现的能力不合格的员工进行待岗能力提升培训，并将培训结果与员工退出机制挂钩。通过采取以上管理方法，支持定岗定编方案有效落地。

四、华恒智信总结与思考

企业的定岗定编设计就是结合企业战略发展需要进行岗位设计和人员编制设计的合称。定岗是指结合组织结构设计的要求和岗位流程的需要确定的岗位数量和职责，定编是指企业根据工作量和发展需要设定的在岗人员的数量，两者的结合就是企业的定岗定编设计。

华恒智信认为定岗设计的目标就是实现企业运作效率最大化，定编设计的目标是实现人工成本最低化。为了实现这个目标，企业分别要做两个系列的量化分析工作。在岗位设计方面需要进行工作流程/价值链的分析，工作路径的分析、核心竞争力的分析以及服务效率的分析。在编制设计方面进行工作角色的分析、实际工作时间的分析（例如实际完成任务时间和准备时间）、任职者能力分析、工作量等分析工作。这些工作顺利完成之后，可以提出一个对现阶段工作有指导意义的定岗定编计划，其中包含一系列测算公式，以利于企业随着任务的变化而及时调整人数和岗位。

华恒智信目前提供的定岗定编服务已经成功应用于多家企业，从航空航天的卫星制造到销售人员数量设计，从国电网络服务人员数量到普通电信营业网点营业员数量设计，我们不断与客户努力找寻关键元素与关键数据之间的逻辑关系，也为我国行业制定相关标准提供了非常重要的科学数据。