会计部门通过数字化工作流程提高生产力

会计部门通过数字化工作流程提高生产力

基于纸张的会计流程令人担忧，在一些企业中，基于纸张的会计流程正在削弱企业的竞争力。

现在，企业高管们比以往任何时候都更想知道哪些技术在数字业务战略中作用最大，在简化会计流程方面，文档管理软件是该策略的重要组成部分。

在会计部门中实施文档管理软件对部门和整个企业都有很多好处。

在会计环境中定义“文档”

会计部门中的“文档”是指会计交易中涉及的所有形式的结构化信息，例如采购订单、发票、支票等。
在讨论会计特定文档时，区分“输入文档”和“输出文档”之间的差别非常重要。“输入文档”启动会计交易记录，而“输出文档”由会计系统生成。

通过使用文档管理软件，可以数字化“输入文档”和“输出文档”，简化内部（企业自身）和外部（企业客户）工作流程。

为什么会计需要文档管理？

每个基于纸张的会计部门，都有流程需要通过使用电子文档和数字工作流程进行数字化。

没有电子文件，会计部门将面临：

• 员工效率低下；
• 重复性的工作和手动输入的错误；
• 部门之间协作不紧密；
• 会计和其他部门遇到瓶颈；
• 缺乏精简、透明的审查和批准程序；
• 利用提前付款折扣的能力有限。

会计部门从使用文档管理软件和会计软件中获得的好处：

• 关联会计和公司的相关文件；
• 提高解决客户及业务查询的能力；
• 增强电子审计跟踪；
• 减少（或完全消除）纸张存储，
• 提高会计流程效率，包括简化审查和批准；
• 从提前付款折扣中受益，提高控制现金流的能力。

那么，为什么纸质会计凭证仍然被手动输入系统，而不是以电子方式接收、扫描和存储呢？

会计部门的什么地方最适合电子文档管理

会计部门的应付账款部分是使用文档管理软件进行优化的最佳地方。

在一家特定的制造公司中，文档管理技术用于创建获取和批准发票的数字流程。在将文档管理与会计软件集成后，在与采购部门对账时，企业高管们能够指出发票无休止陷入困境的瓶颈在哪里。

文档管理还有助于将匹配的采购订单和发票传递以待审批，而不匹配的采购订单和发票则需要由员工单独查看。

通过首先在应收账款中实施文档管理软件，该组织能够在将软件扩展到其他部门之前体验到消除不必要的付款和增加现金流的好处。

优化会计效率

通过使用文档管理技术消除会计中基于纸张的流程，提高了整个组织洞察的水平。
通过在会计中实施文档管理软件，企业通过重新设计的流程、减少员工人数和增加新角色的机会以及对其他业务的贡献，为部门注入了新的活力。