文档管理软件的应用领域及其优势

文档管理软件的应用领域及其优势

客户正在改变您开展业务的方式。

在技术占主导地位的环境中，客户已经习惯了卓越的购物体验。客户希望服务随时可用、实时履行，最重要的是零错误。通过技术提供所有这些服务的公司面临的风险越小，最终越具有竞争力。

那么，数字文档在这一切中发挥什么作用呢？

应用数字化文档的领域及优势

大多数中端市场公司仍然没有意识到基于纸张的流程效率低下，以及这些低效率如何影响业务的其他领域。

文档管理应用的领域以及文档管理简化流程的方式：

1）会计：
从支付账单到管理组织的应付账款和应收账款，会计部门是许多文件进入公司的地方。如果这些文件是纸质的，它们会被移来转去、装订、归档以备将来参考。但是，当出现与文档有关的问题时（不可避免地会出现），员工需要花费大量时间检索这些文件。流程审批（从匹配目录定价到发票定价，再到将运输与接收文档相匹配）效率可以通过数字化文档和改善业务流程的信息流而得到提升。

2）制造、分销和运输：
当人们投递或运送产品时，文件就以提单和收据的形式产生。在运输和物流时，文件可能会丢失。诸如“我们发货了吗？”或“我们收到吗？”等问题是低效组织系统的结果。如果员工不确定文档的位置，搜索文档将消耗大量时间，导致他们偏离主要工作职责。运输和接收的文档数量巨大，文档管理软件提供了控制。

3）销售：
您成交的销售量越大，整个销售周期中生成的文档就越多：提案，销售订单，采购订单，联系人等。在今天的业务中，列出实现销售所需的文件清单。这些文件可以在系统中数字化，例如，应收账款或应付账款情况可能会指示您参考系统中具有特定搜索参数的销售文档，使您能够确定地回答诸如：“这是我订购的吗？”或“这是我几个月前的报价吗？“等问题。

4）合同管理：
围绕着合同也会产生大量的问题，如果员工和利益相关者找不到回答这些问题所需的文件，那又会如何呢？高效的文档管理使企业能够减少与合同相关的谈判、审查、执行和批准时间。工作流程是自动化的，所有文档的历史记录都会被保留，减少了合同生命周期中生成的问题。

5）内部业务流程的履行：
更多的文档意味着需要处理更多的文件，结果导致员工搜索文档的效率降低。文档数量随着您业务的增长而增长，那么信息集中化以便于访问的需求也在增长。

文档管理投资回报的真实示例
一家中型电气零件分销公司在处理交货收据时遇到问题。电气零件被运往凌乱且杂乱无章工作现场，签收后交付完成。但是，这些交付收据在办公室的日常文件整理中丢失了。

因此，当一个工地声称从未收到物品并且零件分销公司无法用收据证明交付时，公司每月将 损失10，000 至 30，000 美元。

通过实施文档管理系统，这家零件分销公司开始扫描所有送货单，并将所有纸质文档集中在一个地方。现在，电子签名是在交付时获得的，公司看到实际的投资回报率后完全消除了基于纸张的流程。

消除“我们负担不起”的观念
改善低效和发展业务时会产生相应的成本。当您考虑升级系统或改进这些系统的融合方式时，您可以降低人员在日常业务项目上花费的时间及相关成本。

过去，中端市场很少考虑文档管理软件，因为“我们买不起”的心态。但是，如今软件易于实施和可扩展，公司能够立即投资并看到巨大的回报。

上述领域和优势只是文档管理如何影响您业务的示例。只有当需求得到满足时，才能实现真正的投资回报率。因此，首先要优先考虑您的需求，并围绕您的需求构建理想的文档管理系统。