配置和优化您的企业内容管理（ECM）解决方案

配置和优化您的企业内容管理（ECM）解决方案

您的组织最近是否实施了企业内容管理（ECM）解决方案？

在你庆祝之前，要明白现在真正的工作才刚刚开始。是时候配置和优化您的企业内容管理（ECM）解决方案了。这是您将计划付诸行动的阶段，将您的企业内容管理（ECM）与业务线应用程序以及电子邮件系统和移动技术集成。

您必须采取的步骤

电子邮件集成对于有效的文档管理至关重要，因为电子邮件数量庞大，而且组织中的每个人都使用它。虽然许多企业内容管理（ECM）解决方案都提供电子邮件集成，但做得好的很少。由于每个人每天都会使用到特定的集成功能，因此企业内容管理（ECM）解决方案应该以简单、高效和无缝的方式连接到您的电子邮件系统。

随着越来越多的人开始使用移动设备工作，您的企业内容管理（ECM）解决方案还必须提供出色的移动用户体验。在配置解决方案时，请确保该方案在移动设备上提供关键功能，例如捕获和扫描文档、接收文档和管理数字工作流。由于许多组织已经采用了自带设备 （BYOD） 模式，在该模式下，鼓励人们使用自己的手机、平板电脑和其他设备进行工作，因此请确保用户能够从各种移动平台访问您的企业内容管理（ECM）系统。

配置系统的另一个重要方面与创建简化业务流程的数字工作流程有关。通过企业内容管理（ECM）系统所创建的数字工作流来取代基于纸张的流程可以加快各个步骤的速度，而且还消除了数字环境中不必要的步骤。

务必做到：

• 将企业内容管理（ECM）与您的业务线应用程序、电子邮件和移动技术集成。
• 创建数字工作流简化业务流程。

不要：

• 一次更改太多流程。
• 用复杂的功能使用户负担过重 - 即使它们在技术上是可行的。

您必须避免的错误

但是，当您在 ECM 中使用工作流时，请避免使用太多复杂的功能使用户负担过重。企业内容管理（ECM）有很多可能性，但如果某个功能太复杂而无法设置或使用，最好避免不要使用 - 即使这意味着需要向流程添加有一些手动的任务。每一步有六个选择可能会使用户觉得过程过于复杂。就效率而言，让人们了解他们在做什么更为重要，因此请始终以直观的工作流程为目标。

同样，配置阶段的另一个常见错误是试图一次更改太多进程。与任何技术计划一样，太多的变化往往会让用户不知所措，特别是如果一个人必须同时处理多个需要大修的流程。您的实施目标为您提供了一个要达到的终结点，但朝着该目标采取可管理的小步骤会更有效。

密切关注电子邮件集成、用户移动体验和功能，可以更快地实现生产力和协作优势。在实施 企业内容管理（ECM）解决方案到位后请务必考虑这些情况，并记住优化永远不会停止。

如需了解更多企业内容管理信息，请在评论区留言或私信我。